Checklist para organizar una feria de tecnología sin olvidos

Organizar una feria de tecnología exige coordinar expositores, demostraciones, ponencias y visitantes en el mismo espacio. Empieza por fijar la fecha y el lugar, dibujar la distribución y confirmar quién participa; después podrás cerrar el programa, la energía y la conexión a internet. Durante las últimas semanas tendrás que controlar inscripciones, catering, acreditaciones y materiales. Esta checklist reúne 74 tareas y 61 elementos para avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele faltar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar mensaje promocional
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Crear el programa de presentación
2 personas
Elaborar el plan de energía
2 personas
Probar la conexión a internet
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Determinar el stock de bebidas
2 personas
Recopilar información de aparcamiento
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
Enviar información a los expositores
2 personas
Exportar datos de las acreditaciones
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir los planos
Recopilar las presentaciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Recibir las entregas
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Marcar el espacio de la feria
3 personas
Colocar las mesas de los expositores
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los stands
6 personas
Conectar los puntos de electricidad
3 personas
Instalar equipos de red
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar expositores
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Presentar el programa
Atender los stands de la feria
40 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Resolver dudas técnicas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Capturar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar los materiales del stand
6 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar los cables de alimentación
3 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto ferial
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Guardar de forma segura la lista de visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos con los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de expositorescant. 40
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 180
Mesa de registro
Mesas altascant. 10
Taburetescant. 20
Vitrinascant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Monitorescant. 8
Cables alargadorescant. 30
Regletascant. 30
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores USB-Ccant. 8
Switches de redcant. 4
Routers WiFicant. 3
Cables Ethernetcant. 40
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Estaciones de cargacant. 6
Baterías externascant. 10
Regletascant. 20

Decoración

Banners impresos para feriacant. 8
Señales direccionalescant. 14
Pósteres del programacant. 10
Mantelescant. 45
Soportes para tarjetas de nombrecant. 45
Pegatinas de flechascant. 30

Oficina

Credenciales para visitantescant. 300
Credenciales de expositorcant. 60
Portabadgescant. 360
Lanyardscant. 360
Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 12
Bloc de notascant. 250
Papel de impresióncant. 5
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Sets de tijerascant. 4
Rotuladores permanentescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Chalecos reflectantescant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de confirmar las mesas: reserva espacio para expositores, registro, visitantes, ponencias, circulación y equipos como proyectores, pantallas y vitrinas.
Prueba la conexión a internet y el plan de energía al menos 7 días antes. Comprueba routers, switches, cables Ethernet, regletas, alargadores y adaptadores USB-C con los dispositivos reales.
Pide las preferencias dietéticas al abrir las inscripciones y confirma el catering y las bebidas 5-7 días antes. Así podrás ajustar cantidades y evitar compras de última hora.
Recopila las presentaciones de los ponentes y prepara el programa con antelación. Lleva una copia en los portátiles y prueba micrófonos, altavoces, HDMI y el proyector antes de la apertura.
Exporta los datos de las acreditaciones e imprime etiquetas, planos, señales direccionales y carteles del programa como mínimo 2 días antes. Guarda una copia digital y revisa los materiales la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tecnología?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, lugar, expositores y ponentes. Reserva las 2 últimas semanas para inscripciones, programa, acreditaciones, compras y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo probar el wifi y la instalación eléctrica de la feria?: Haz una primera comprobación 7 días antes y repítela el día anterior con los equipos que realmente se usarán. Prueba también las regletas, alargadores, routers, switches y cables de repuesto.
¿Cuándo se preparan las acreditaciones de los asistentes?: Exporta los datos cuando se cierre la inscripción o 2 días antes de la feria, lo que ocurra primero. Imprime las etiquetas y prepara la mesa de registro el día anterior para corregir nombres o duplicados.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las bebidas?: Recoge las preferencias dietéticas desde el formulario de inscripción y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Revisa el stock de bebidas y cualquier cambio de asistentes la víspera.

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