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Technologiemesse organisieren: die Checkliste für die Planung

Bei einer Technologiemesse müssen Programm, Aussteller und Technik eng zusammenspielen. Plane zuerst Datum, Ort und Messeplan, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Ausstellerkommunikation, Präsentationen, Strom- und Internetplanung sowie Catering. In den letzten Tagen entscheidest du nicht mehr über das Konzept, sondern prüfst Badges, Namensschilder, Lagepläne, Kabel, Adapter und Präsentationsdateien. Diese Checkliste umfasst 74 Aufgaben und 61 benötigte Dinge für die Vorbereitung und den Messetag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Ausstellerliste erstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbebeitrag veröffentlichen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Präsentationsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Stromplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Internetverbindung testen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Getränkevorrat festlegen

    2 Personen

  • Parkinformationen sammeln

  • Sicherheitsanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

    2 Personen

  • Badge-Daten exportieren

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Lagepläne drucken

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Messefläche markieren

    3 Personen

  • Ausstellertische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Stromanschlüsse anschließen

    3 Personen

  • Netzwerkgeräte installieren

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller anmelden

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Messestände betreuen

    40 Personen

  • Besucherströme lenken

    3 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Technische Fragen lösen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fotomomente festhalten

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Messestandmaterial abbauen

    6 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Stromkabel entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle stapeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Messefläche reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Besucherliste sicher speichern

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos mit Ausstellern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Aussteller-TischeAnz. 40
  • BesuchertischeAnz. 12
  • StühleAnz. 180
  • Registrierungstisch
  • StehtischeAnz. 10
  • HockerAnz. 20
  • VitrinenschränkeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 4
  • TabletsAnz. 4
  • BetreuerAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 30
  • VerlängerungskabelAnz. 30
  • HDMI-KabelAnz. 8
  • USB-C-AdapterAnz. 8
  • Netzwerk-SwitchesAnz. 4
  • WiFi-RouterAnz. 3
  • EthernetkabelAnz. 40
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LadestationenAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 10
  • SteckdosenleistenAnz. 20

Dekoration

  • Bedruckte MessebannerAnz. 8
  • RichtungsschilderAnz. 14
  • Programmatische PosterAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 45
  • NamenskartenständerAnz. 45
  • PfeilaufkleberAnz. 30

Büro

  • BesucherbadgesAnz. 300
  • AusstellerbadgesAnz. 60
  • BadgehalterAnz. 360
  • LanyardsAnz. 360
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StiftesetsAnz. 12
  • NotizblöckeAnz. 250
  • DruckpapierAnz. 5
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • Scheren-SetsAnz. 4
  • PermanentmarkerAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 20
  • SicherheitswestenAnz. 12

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Messeplan und Ausstellerliste früh fest: Markiere Ausstellertische, Besuchertische, Registrierung, Präsentationsfläche, Stromanschlüsse und Fluchtwege, bevor du den Ausstellern ihre Informationen schickst.
  • Teste Internetverbindung, Netzwerk-Switches, WiFi-Router und Ethernetkabel mindestens 7 Tage vorher am Veranstaltungsort. Prüfe außerdem jede Präsentation mit Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter.
  • Schließe Anmeldungen nicht erst am Vortag ab. Erfasse Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor der Messe und gib dem Catering eine belastbare Personenzahl einschließlich Referenten und Aussteller.
  • Exportiere die Badge-Daten und drucke Namensschilder, Lagepläne und programmatische Poster spätestens 2 Werktage vor dem Aufbau. Änderungen am Messetag führen sonst schnell zu falschen Namen oder fehlenden Ausweisen.
  • Plane den Technik- und Materialcheck am Vortag mit einer festen Person pro Bereich. Zähle Verlängerungskabel, Steckdosenleisten, Ladestationen, Powerbanks, Mikrofone und Lautsprecher und lege Ersatz-Adapter griffbereit an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Technologiemesse organisieren?
Beginne mindestens 12 Wochen vor dem Messetermin mit Datum, Ort, Messeplan und Ausstellerliste. Öffne die Anmeldung erst, wenn Ausstellerflächen, Programmrahmen und technische Grundbedingungen geklärt sind.
Wann sollte man Aussteller zu einer Technologiemesse einladen?
Verschicke die erste Einladung etwa 10 bis 12 Wochen vorher. Sende die vollständigen Ausstellerinformationen mit Aufbauzeiten, Lageplan, Strom- und Internetangaben spätestens 7 Tage vor der Messe.
Wie viele Tage vorher muss das Catering bestellt werden?
Reserviere das Catering mindestens 10 Tage vorher und bestätige die endgültige Personenzahl 5 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei Besucher, Aussteller, Referenten und Betreuungspersonal.
Wann sollte die Technik für eine Technologiemesse getestet werden?
Führe den vollständigen Techniktest 1 bis 2 Tage vor der Messe durch und wiederhole die wichtigsten Prüfungen am Aufbau. Teste Internet, Präsentationen, Projektor, Mikrofone, Lautsprecher und alle benötigten Adapter.

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