Checklist pour organiser un sommet sur l’environnement

Un sommet sur l’environnement demande un suivi précis, car le programme, les intervenants et la logistique avancent en parallèle. Commencez par fixer les contenus et les confirmations, puis ouvrez les inscriptions avant de réserver définitivement le catering et la technique. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les besoins alimentaires, les accès, les présentations et le matériel audiovisuel. Cette checklist rassemble les 82 tâches et 73 fournitures nécessaires pour garder une vue claire jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Envoyer les indications d'accès
Mettre à jour la liste des participants
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des chaises et des tables
Réserver la technique
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le texte d’accueil
Préparer les questions de discussion
2 personnes
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Imprimer les formulaires d’action
Créer la signalisation
2 personnes
Préparer le plan de gestion des déchets
2 personnes
Préparer le plan énergétique
Vérifier le matériel de premiers secours
Récupérer les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de scène
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Ouvrir le sommet sur l'environnement
Accompagner les intervenants
2 personnes
Diffuser les présentations
Veiller au planning
Gérer les micros
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Faire remplir les points d'action
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Animer le cocktail networking
3 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Collecter les déchets séparément
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les sanitaires
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les photos et vidéos
Envoyer des messages de remerciement
Renvoyer les présentations
Documenter les points d’action
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 140
Verres réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 160
Soupes réutilisablesqté 140
Fourchettes réutilisablesqté 180
Couteaux réutilisablesqté 180
Cuillères réutilisablesqté 180
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Bannières écologiquesqté 6
Plantesqté 12
Drapeaux réutilisablesqté 4
Nappesqté 18
Porte-nomsqté 140
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 140
Pinces à badgeqté 140
Stylosqté 30
Dossiers d’inscriptionqté 6
Braceletsqté 140

Présentation

Chevaletsqté 6
Blocs pour chevaletqté 12
Marqueursqté 48
Post-itqté 20
Autocollants de voteqté 600
Cartes d'actionqté 300
Presse-papiersqté 30
Brochures du programmeqté 140
Pots à stylosqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Caisses pour le verreqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez ensuite au moins 7 jours pour confirmer les intervenants et corriger leurs horaires ou leurs besoins techniques.
Ouvrez les inscriptions dès que les horaires et le lieu sont fiables. Demandez les besoins alimentaires au formulaire, puis mettez à jour la liste des participants au moins une fois par semaine.
Réservez la technique avec la salle, pas quelques jours avant le sommet. Testez chaque présentation, câble HDMI, adaptateur, microphone et enceinte la veille, avec un ordinateur de secours chargé.
Préparez l’accueil au plus tard la veille : imprimez le déroulé, les badges nominatifs, les indications d’accès et la signalisation. Installez la table d’inscription avant l’arrivée prévue, idéalement 60 minutes à l’avance.
Pour un sommet avec plusieurs échanges, imprimez les formulaires d’action et préparez les questions de discussion avant le jour J. Prévoyez aussi les carafes d’eau, verres et tasses réutilisables dans les espaces de pause, afin de ne pas dépendre de vaisselle achetée au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un sommet sur l’environnement ?: Commencez au moins 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, finaliser le programme et inviter les intervenants.
Quand ouvrir les inscriptions pour un sommet sur l’environnement ?: Ouvrez le formulaire dès que le lieu, les horaires principaux et les premiers intervenants sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez ou contrôlez les inscriptions quelques jours avant pour transmettre un nombre fiable au catering.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Bloquez au moins 90 minutes la veille pour tester le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les présentations. Refaites un contrôle rapide 30 minutes avant l’accueil des participants.
Quand préparer les badges et le déroulé du sommet ?: Préparez les badges nominatifs et imprimez le déroulé 1 à 2 jours avant le sommet, après la dernière mise à jour de la liste des participants. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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