Checklist pour organiser un Salon de l’innovation

Un Salon de l’innovation demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, démonstrations et équipe technique. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le programme et le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les informations des exposants et les branchements sont souvent collectés trop tard. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’au test technique final et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le profil des participants
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les informations des exposants
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Planifier les horaires des démonstrations
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Commander les imprimés
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Envoyer les consignes aux exposants
2 personnes
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Imprimer les informations des badges
2 personnes
Préparer les packs exposants
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les imprimés
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Balisier le chemin vers l’entrée
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Afficher le plan du stand
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les parois des stands
5 personnes
Fixer les numéros de stand
2 personnes
Distribuer les packs exposants
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer le matériel de démonstration
4 personnes
Brancher les écrans
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Effectuer les rondes de déchets
2 personnes
Vérifier les stocks
Annoncer le programme du soir
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
3 personnes
Emballer le matériel de démo en toute sécurité
4 personnes
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les parois du stand
5 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler l’équipement
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les matériaux endommagés
Remercier les exposants
Envoyer un message aux visiteurs
Partager les photos
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaisesqté 80
Table d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 30
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 8
Antivols pour ordinateur portableqté 4
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs USB-Cqté 8
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Stations de rechargeqté 4
Batteries externesqté 6
Cliques de présentationqté 4
Pointeurs laserqté 4
Répéteurs Wi-Fiqté 3
Microphones mainqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Mini-projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Bouilloiresqté 4
Filtres à caféqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 6

Décoration

Bannières au logo de l’entrepriseqté 8
Plantesqté 20
Décoration de tableqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 30
Porte-affichesqté 24
Bandes adhésivesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Marqueursqté 24
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 10
Blocs-notesqté 30
Braceletsqté 250
Porte-badgesqté 250
Lanyardsqté 250
Panneaux de présentationqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Pilesqté 40

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan des stands avant d’attribuer les numéros : prévoyez l’emplacement de la table d’inscription, des démonstrations et des passages de câbles. Envoyez ensuite à chaque exposant son numéro, ses horaires et ses besoins techniques.
Demandez les informations des exposants au moment de l’inscription, puis relancez les retardataires au moins 2 semaines avant le salon. Vous pourrez ainsi préparer les badges, les packs exposants et la signalétique sans urgence.
Traitez les besoins alimentaires avant de commander le catering. Une dernière vérification 3 à 5 jours avant l’événement permet de corriger les inscriptions définitives et les quantités de repas.
Testez chaque écran, ordinateur portable, câble HDMI, adaptateur USB-C, microphone et enceinte avant l’ouverture. Faites le test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public, avec les démonstrations prévues.
Préparez les badges, les consignes exposants et les supports imprimés la veille. Gardez sur place du ruban gaffer, des rallonges, des multiprises et des adaptateurs : les oublis de branchement apparaissent souvent pendant le montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de l’innovation ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, les réservations techniques, le catering, les imprimés et les inscriptions nécessitent plusieurs semaines de coordination.
Quand inviter les exposants pour un Salon de l’innovation ?: Envoyez les premières invitations 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez une date limite de réponse environ 3 semaines avant l’événement afin de finaliser le plan des stands et le programme.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions définitives 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les badges, le catering, les besoins alimentaires et la capacité d’accueil.
Quand tester la technique d’un Salon de l’innovation ?: Effectuez un test complet la veille, puis une vérification sur place au moins 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez notamment les écrans, ordinateurs, câbles, adaptateurs, prises, microphones et connexion Wi-Fi.

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