Innovationsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Innovationsmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Erst stehen Datum, Ort, Zielgruppe und Aussteller fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und der Messeplan. Plane Vorführungen und technische Anforderungen nicht erst in der letzten Woche, weil HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, WLAN und Stromanschlüsse oft nachträglich geklärt werden müssen. In den letzten Tagen zählen Namensschilder, Ausstellerpakete, Beschilderung und ein vollständiger Techniktest. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Teilnehmerprofil erfassen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Publikumseinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen anfordern
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Vorführzeiten festlegen
2 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
2 Personen
Drucksachen bestellen
Namensschilder entwerfen
Beschilderung entwerfen
Social-Media-Beiträge posten
Ausstelleranweisungen versenden
2 Personen
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
Badgedaten drucken
2 Personen
Ausstellerpakete zusammenstellen
3 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Drucksachen abholen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Weg zum Eingang markieren
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
Standplan aufhängen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Standwände aufstellen
5 Personen
Standnummern bestätigen
2 Personen
Ausstellerpakete verteilen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Demonstrationsmaterialien aufstellen
4 Personen
Bildschirme anschließen
3 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Messefläche reinigen
3 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Aussteller briefen
2 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Besucherströme lenken
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet ordentlich halten
2 Personen
Müllrunden durchführen
2 Personen
Bestand prüfen
Abendprogramm ankündigen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller auschecken
3 Personen
Demomaterial sicher verpacken
4 Personen
Besucherregistrierung abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Standwände abbauen
5 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Ausrüstung sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Reste sortieren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Sanitäre Anlagen überprüfen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Beschädigtes Material erfassen
Aussteller bedanken
Besuchermitteilung versenden
Fotos teilen
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
StühleAnz. 80
RegistrierungstischAnz. 2
BarhockerAnz. 8
StandwändeAnz. 24
TischdeckenAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BildschirmeAnz. 8
LaptopschlösserAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 8
USB-C-AdapterAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 16
LadestationenAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 4
LaserpointerAnz. 4
WLAN-VerstärkerAnz. 3
HandmikrofoneAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mini-ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
KabelkanäleAnz. 20
Gaffer TapeAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeefilterAnz. 6
KühlmattenAnz. 6

Dekoration

Firmenlogo-BannerAnz. 8
PflanzenAnz. 20
TischdekorationAnz. 30
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 30
PlakathalterAnz. 24
KlebestreifenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
SchereAnz. 6
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
StifteAnz. 24
StifteAnz. 100
KlemmbretterAnz. 10
NotizblöckeAnz. 30
ArmbänderAnz. 250
BadgehalterAnz. 250
LanyardsAnz. 250
PräsentationstafelnAnz. 24

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 40

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Messeplan fest, sobald die Ausstellerliste belastbar ist. Weise jedem Stand eine Nummer zu und plane zusätzlich Wege, Registrierungstisch, Sitzplätze und Abfallbehälter ein.
Fordere technische Anforderungen mindestens 3 Wochen vor der Messe an. Frage dabei nach Anschlüssen, Bildschirmen, Laptops, Projektoren, Mikrofonen und Ladebedarf; teste HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Verlängerungskabel vor Ort.
Verschicke Ausstelleranweisungen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Füge Standnummer, Aufbauzeit, Vorführzeit, WLAN-Hinweise und eine Kontaktperson für technische Probleme hinzu.
Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vorher ab und drucke danach die Badgedaten. Prüfe Ernährungswünsche separat, damit das Catering nicht mit einer veralteten Teilnehmerzahl bestellt wird.
Packe Ausstellerpakete und Beschilderung am Vortag. Lege Namensschilder, Standinformationen, Gaffer Tape, Kabelkanäle, Ladegeräte und Powerbanks gesammelt bereit, statt sie erst während des Aufbaus zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Innovationsmesse planen?: Beginne mit Datum, Ort und Teilnehmerprofil mindestens 12 Wochen vorher. Für die Ausstellergewinnung, Einladungen, Anmeldungen, Drucksachen und Technikabstimmung bleiben dann mehrere Korrekturrunden, ohne dass alles in die letzten 14 Tage rutscht.
Wann sollte man Aussteller zu einer Innovationsmesse einladen?: Verschicke die ersten Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Messe. Bitte bestätigte Aussteller spätestens 4 Wochen vorher um Informationen zu Stand, Logo, Vorführung und technischen Anforderungen.
Wann muss das Catering für eine Innovationsmesse bestellt werden?: Bestelle das Catering, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind, meist 10 bis 14 Tage vorher. Aktualisiere die Menge 3 bis 5 Tage vor Beginn und übermittle dann auch alle erfassten Ernährungswünsche.
Wie testet man die Technik vor einer Innovationsmesse?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch. Prüfe pro Vorführplatz Laptop, Bildschirm oder Projektor, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Stromversorgung, WLAN, Präsentationsklicker sowie Mikrofone und mobile Lautsprecher.

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