Checklist para organizar una feria de innovación

Organizar una feria de innovación exige coordinar expositores, visitantes, demostraciones y equipos técnicos en un mismo día. Empieza cerrando la fecha y el espacio; después confirma quién participa, cómo se distribuirán los stands y qué necesita cada demostración. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información técnica suelen llegar tarde, así que establece fechas límite claras. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar desde la planificación inicial hasta la apertura de la feria.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Registrar el perfil de los participantes
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones al público
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Solicitar información a los expositores
2 personas
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Fijar los horarios de demostración
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Encargar material impreso
Diseñar tarjetas de nombre
Diseñar la señalización
Publicar mensajes en redes sociales
Enviar las instrucciones a los expositores
2 personas
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
Imprimir datos de las acreditaciones
2 personas
Preparar los paquetes para expositores
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger la impresión
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Marcar la ruta hasta la entrada
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Colgar el plano del stand
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Instalar los paneles del stand
5 personas
Colocar los números de dorsal
2 personas
Distribuir los paquetes de expositores
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Colocar materiales de demostración
4 personas
Conectar las pantallas
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Limpiar el recinto ferial
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Realizar rondas de recogida de residuos
2 personas
Comprobar el inventario
Anunciar el programa de la noche
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
3 personas
Empaquetar con seguridad el material de demostración
4 personas
Cerrar el registro de visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las paredes del stand
5 personas
Retirar la señalización
2 personas
Recoger el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Revisar los sanitarios
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar materiales dañados
Agradecer a los expositores
Enviar mensaje a los visitantes
Compartir fotos
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillascant. 80
Mesa de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Paredes para standscant. 24
Mantelescant. 30
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallascant. 8
Candados para portátilescant. 4
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores USB-Ccant. 8
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Estaciones de cargacant. 4
Baterías externascant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 4
Punteros lásercant. 4
Amplificadores wificant. 3
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Mini proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 8
Cargadores de portátilcant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 200
Platos reutilizablescant. 200
Cubiertos reutilizablescant. 220
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubitos de hielocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4
Teterascant. 4
Filtros de cafécant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Decoración

Banners con el logotipo de la empresacant. 8
Plantascant. 20
Decoración de mesacant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 30
Portapósterscant. 24
Tiras adhesivascant. 12
Bridascant. 100
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 10
Bloc de notascant. 30
Pulserascant. 250
Portabadgescant. 250
Lanyardscant. 250
Paneles de presentacióncant. 24

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Bateríascant. 40

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y el perfil de los participantes antes de invitar a los expositores. Así podrás explicar el público previsto y evitar cambios en el plano de la feria.
Pide a cada expositor sus requisitos técnicos al menos 3 semanas antes. Confirma conexiones, pantallas, sonido, adaptadores y necesidades de red; no des por hecho que todos llevarán el equipo adecuado.
Publica el formulario de inscripción con una fecha límite y solicita las preferencias dietéticas desde el primer momento. Haz un recuento definitivo del catering entre 5 y 7 días antes.
Asigna los números de stand cuando la lista de expositores esté suficientemente cerrada y envía el plano junto con las instrucciones. Deja pasillos accesibles y reserva espacio para la mesa de registro y la zona de demostraciones.
Haz una prueba técnica completa 1 o 2 días antes: portátiles, pantallas, cables, adaptadores, micrófonos, altavoces, proyectores y wifi. Prepara también las acreditaciones, los paquetes de expositores y la señalización antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de innovación?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores, demostraciones y registro de visitantes. Reserva el espacio y confirma la fecha al principio; deja las acreditaciones y la prueba técnica para la última semana.
¿Cuándo hay que invitar a los expositores?: Envía las invitaciones entre 6 y 8 semanas antes de la feria. Pide la información técnica y el material de cada stand como máximo 3 semanas antes, para poder cerrar el plano y el programa.
¿Cuándo se debe cerrar el catering de una feria?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes. Añade una pequeña previsión para cambios de última hora, según las condiciones del proveedor.
¿Qué hay que probar antes de abrir una feria de innovación?: Haz una prueba completa 1 o 2 días antes con portátiles, pantallas, cables HDMI, adaptadores USB-C, regletas, wifi, micrófonos, altavoces y proyectores. Comprueba también la señalización, la mesa de registro y los datos impresos de las acreditaciones.

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