Organiser un salon d'information, étape par étape

Un salon d'information se prépare d'abord comme un parcours visiteur : choisir le lieu, confirmer les organisations présentes, puis construire les inscriptions et le programme. Prévoyez ensuite l'implantation des stands, le mobilier, le matériel technique et l'accueil. Les oublis arrivent souvent dans les détails : besoins alimentaires, prises électriques, badges, accessibilité et évacuation des déchets. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu'aux vérifications du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’heure
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les organisations participantes
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Distribuer les flyers
4 personnes
9
Publier un message sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Préparer le plan du stand
2 personnes
14
Créer le programme et le plan
2 personnes
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Réserver le catering
17
Réserver des tables et des chaises
18
Organiser l’enlèvement des déchets
19
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
20
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
21
Concevoir la signalétique
22
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer la liste des exposants
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Préparer le matériel
3 personnes
29
Rappeler les exposants

Événement

30
Ouvrir la salle
2 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
32
Installer les tables
5 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les parois des stands
4 personnes
35
Afficher les panneaux des stands
3 personnes
36
Aménager les stands d'information
10 personnes
37
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Installer la signalisation
3 personnes
41
Tester la technique
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
46
Présenter le programme
2 personnes
47
Distribuer le matériel d’information
4 personnes
48
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir le buffet propre
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Faire démonter les stands
4 personnes
57
Ranger le service traiteur
4 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
59
Trier les matériaux
3 personnes

Suivi

60
Nettoyer la salle
4 personnes
61
Évacuer les déchets
2 personnes
62
Fermer le lieu
2 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger les restes
2 personnes
66
Collecter les notes de frais
67
Envoyer un message de remerciement
68
Archiver les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Nappesqté 24
Panneaux de standqté 12
Cintres pour vestiaireqté 100

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Microphone
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 40
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 16
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs isothermesqté 6
Bacs de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 12
Décoration de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Supports de badges nominatifsqté 60
Pinces pour badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 2
Pelle pour boîtes de conserveqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Papeterie

Feuillets d'informationqté 500
Plansqté 250
Brochures du programmeqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 200
Enquêtesqté 150
Blocs-notesqté 40
Sets de stylosqté 60
Marqueursqté 24
Post-itqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 12
Pâte adhésiveqté 8
Ciseauxqté 8
Presse-papiersqté 10
Enveloppesqté 100
Papier d'impression A4qté 5
Pots à stylosqté 12
Crayons de couleurqté 12
Coloriagesqté 100
Bulletins de voteqté 200
Urnes pour bulletins de voteqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Porte-badges visiteursqté 100
Braceletsqté 250
Flèches de directionqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Passe-câblesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Commencez par la date, les horaires et la salle, puis vérifiez les autorisations avant de contacter les organisations participantes. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les exposants et lancer les invitations.
Créez le formulaire d'inscription avant l'envoi des invitations. Demandez dès l'inscription les besoins alimentaires et prévoyez une relance 10 à 14 jours avant le salon pour les informations manquantes.
Dessinez le plan des stands avant de réserver les tables et les chaises. Réservez un emplacement pour l'accueil, laissez des passages accessibles et comptez les prises nécessaires pour les ordinateurs, tablettes, imprimante, microphone et haut-parleurs.
Préparez la signalétique, les badges nominatifs, le programme et la liste des exposants au plus tard 5 jours avant l'événement. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : les changements de dernière minute sont fréquents.
Attribuez les rôles des bénévoles par créneaux d'au moins 2 heures. La veille, vérifiez le catering, les boissons chaudes, les rallonges et multiprises, puis confirmez qui s'occupe des déchets et de la fermeture de la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon d'information ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, obtenir les autorisations, confirmer les organisations participantes et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand envoyer les invitations pour un salon d'information ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, puis faites une relance 10 à 14 jours avant. Gardez la liste des inscrits à jour jusqu'à la veille, notamment pour les besoins alimentaires.
Comment organiser les stands d'un salon d'information ?: Préparez le plan des stands avant de commander le mobilier. Réservez un espace d'accueil visible, des passages accessibles et suffisamment de prises pour chaque stand équipé d'un ordinateur ou d'une tablette.
Que vérifier la veille d'un salon d'information ?: Contrôlez la signalétique, les badges, le programme, la liste des exposants, le catering et le matériel électrique. Faites aussi une dernière vérification de l'accessibilité, de la sécurité incendie et de l'enlèvement des déchets.

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