Que faut-il prévoir pour un salon d’information ?

Un salon d’information demande surtout du matériel pour accueillir le public, organiser les stands et permettre aux exposants de travailler efficacement. Prévoyez les tables, chaises, panneaux, équipements électriques et supports d’information avant le jour J. La partie souvent oubliée concerne les rallonges, multiprises, badges, câbles et accessoires de service. Cette liste vous aide aussi à vérifier le café, la vaisselle et le matériel informatique nécessaires au bon déroulement de la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Nappesqté 24
Panneaux de standqté 12
Cintres pour vestiaireqté 100

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Microphone
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 40
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 16
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs isothermesqté 6
Bacs de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 12
Décoration de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Supports de badges nominatifsqté 60
Pinces pour badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 2
Pelle pour boîtes de conserveqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- lait concentré pour café - 4 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 6 briques
- Ice tea - 4 bouteilles
- Bière - 4 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Salade d'œufs - 1,5 kilo
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Céleri branche - 6 pieds
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mandarines - 50 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 6 sacs
- Galettes de riz - 8 paquets
- Mini crackers - 8 paquets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Mini muffins - 8 boîtes
- Biscuits diététiques - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garniture végane - 1 kilo
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 20 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 4 boîtes
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Pansements - 4 boîtes
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pics en bois - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Papeterie

Feuillets d'informationqté 500
Plansqté 250
Brochures du programmeqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 200
Enquêtesqté 150
Blocs-notesqté 40
Sets de stylosqté 60
Marqueursqté 24
Post-itqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 12
Pâte adhésiveqté 8
Ciseauxqté 8
Presse-papiersqté 10
Enveloppesqté 100
Papier d'impression A4qté 5
Pots à stylosqté 12
Crayons de couleurqté 12
Coloriagesqté 100
Bulletins de voteqté 200
Urnes pour bulletins de voteqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Porte-badges visiteursqté 100
Braceletsqté 250
Flèches de directionqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Passe-câblesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, puis vérifiez la longueur des câbles avant l’installation. Les exposants qui utilisent un ordinateur ou une tablette ne doivent pas partager une prise déjà surchargée.
Comptez une table par exposant ou par organisation participante, puis ajoutez une table séparée pour l’accueil et les inscriptions. Gardez quelques chaises en réserve pour les personnes qui attendent ou les exposants présents toute la journée.
Préparez les badges nominatifs et la liste des exposants au moins 24 heures avant l’ouverture. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute et les corrections de nom.
Pour le point café, prévoyez deux à trois tasses par personne sur la première heure, ainsi que des thermos ou machines capables de servir le public sans file trop longue. Ajoutez des verres, cuillères et petits bols si des collations sont prévues.
Regroupez la signalétique, les panneaux de stand et les supports imprimés dans une caisse dédiée avant le montage. Prévoyez une marge d’environ 10 % pour les documents distribués à l’accueil et aux stands les plus fréquentés.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon d’information ?: Prévoyez une table pour chaque exposant ou organisation participante, plus une table d’accueil et une table de réserve si l’espace le permet. Ajoutez au moins une table supplémentaire pour les documents ou le matériel partagé.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un salon d’information ?: Comptez deux à trois tasses ou verres par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée du salon et le service prévu. Prévoyez aussi environ 10 % de vaisselle en plus pour les remplacements et les oublis.
Quand préparer les badges et la liste des exposants ?: Préparez une première version 48 heures avant l’ouverture, après la confirmation des exposants. Imprimez la version finale le jour précédent et gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Combien de rallonges et multiprises prévoir pour les stands ?: Prévoyez au minimum une rallonge et une multiprise par zone où un ordinateur, une tablette ou une imprimante sera utilisé. Ajoutez 20 % de longueur ou de prises disponibles pour éviter les installations trop serrées.

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