Informationsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe Genehmigungen und Meldungen direkt nach der Festlegung von Datum und Ort. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil fehlende Freigaben die gesamte Marktplanung verzögern können.
• Sende Einladungen frühzeitig und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vor dem Informationsmarkt, damit die Verpflegung nicht kurzfristig angepasst werden muss.
• Erstelle den Marktplan erst, wenn die teilnehmenden Organisationen ihre benötigten Tische, Stühle und technischen Geräte bestätigt haben. Schicke die Standbestätigung anschließend mindestens 7 Tage vor dem Termin.
• Plane Helfer nicht nur für die Öffnungszeit ein: Für Aufbau, Einweisung und Abbau brauchst du eigene Zeitfenster. Teile die Freiwilligen mindestens 10 Tage vorher in Schichten und Aufgaben ein.
• Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Stelle Kaffee- und Teepunkt, Tassen, Gläser, Kannen und Thermoskannen mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Informationsmarkt organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Genehmigungen prüfen, Organisationen anfragen, Anmeldungen bearbeiten und der Marktplan erstellen.

Wann sollte ich die Aussteller für einen Informationsmarkt einladen?

Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen und die Stände sinnvoll einzuteilen.

Wie viele Helfer braucht ein Informationsmarkt?

Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 bis 4 Personen für Aufbau und Abbau sowie je nach Größe weitere Helfer für Einlass, Technik und Verpflegung ein. Teile die Aufgaben spätestens 10 Tage vor dem Termin zu.

Wann müssen die letzten Informationen an die Standbetreiber raus?

Sende Marktplan, Öffnungszeiten, Park- und Routeninformationen sowie Aufbauhinweise spätestens 7 Tage vor dem Informationsmarkt. Eine kurze Erinnerung mit den wichtigsten Punkten eignet sich zusätzlich am Vortag.

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