Checklist voor een informatiemarkt organiseren

Een informatiemarkt staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige communicatie. Leg eerst datum, locatie, openingstijden en eventuele vergunningen vast. Benader daarna organisaties, verwerk aanmeldingen en maak een plattegrond waarop elke tafel en looproute klopt. In de laatste week regel je vrijwilligers, bewegwijzering, techniek en het koffie- en theepunt. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot de opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouders indelen
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Programma en openingstijden maken
2 personen
Bevestiging naar standhouders sturen
Parkeer- en routeinformatie maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Informatie voor standhouders verzamelen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Buurtposters ophangen
2 personen
Drukwerk laten maken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voor standhouders maken
Inschrijfformulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Standhouders laatste informatie sturen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes en vloer controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands verwijzen
2 personen
Folders en materialen uitdelen
2 personen
Bezoekersbalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Avondprogramma aankondigen
Informatiesessies begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Informatiebalie
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkleedtafelsaantal 18

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 4
USB-sticksaantal 3
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Maatbekersaantal 2
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Welkomstbord
Standnummerbordenaantal 20
Naambordhoudersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenaantal 8
Vlaggenstokkenaantal 8
Plantenaantal 8
Prikbordenaantal 10
Posterhoudersaantal 12
Slingersaantal 10
Kleefstripsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmaflyersaantal 300
Plattegrondenaantal 250
Inschrijfformulierenaantal 200
Enquêtesaantal 150
Naamkaartjesaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Kleefbriefjesaantal 500
Kopieerpapieraantal 2
Enveloppenaantal 100

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 80
Permanentmarkersaantal 24
Whiteboardmarkersaantal 12
Potlodenaantal 30
Gumaantal 10
Scharenaantal 10
Plakbandaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Paperclipsaantal 4
Klembordenaantal 10
Opbergmappenaantal 12
Ordnersaantal 6
Etikettenaantal 4
Rekenmachinesaantal 2

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Transport

Steekwagensaantal 2
Rolcontainersaantal 4
Krattenaantal 20

Tips

Begin minimaal 8 weken vooraf met het benaderen van deelnemende organisaties. Geef een aanmelddeadline van ongeveer 3 weken voor de markt, zodat je daarna de standindeling en plattegrond kunt maken.
Maak de plattegrond op schaal en reserveer ruimte voor de informatiebalie, koffiepunt, afvalbakken en looproutes. Stuur standhouders uiterlijk 7 dagen vooraf hun plek, openingstijden, route- en parkeergegevens.
Test laptops, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers uiterlijk 1 dag vooraf op locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen, opladers en een USB-stick met presentaties bij elkaar in één duidelijk gemarkeerde bak.
Plan per 4 à 5 standhouders minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, vragen en praktische hulp. Maak het rooster in blokken van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele markt zonder pauze hoeft te blijven.
Koop koffie, thee, water en servies pas nadat het aantal aanmeldingen bekend is, maar controleer materialen wel minstens 3 dagen vooraf. Zet thermoskannen, waterkokers, koffiezetapparaten, kannen en afvalbakken vóór opening klaar bij het koffie- en theepunt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een informatiemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Dan heb je tijd voor vergunningen, organisaties benaderen, uitnodigingen, drukwerk en het verwerken van aanmeldingen. Rond 3 weken voor de markt kun je de indeling definitief maken.
Hoe maak ik een goede plattegrond voor een informatiemarkt?: Maak de plattegrond uiterlijk 3 weken vooraf en werk de definitieve versie 7 dagen voor de markt af. Zet tafels en statafels zo neer dat looproutes breed blijven en plaats de informatiebalie, koffieplek, beamer en bewegwijzering op herkenbare punten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een informatiemarkt?: Reken op 1 vrijwilliger per 4 à 5 standhouders, plus minimaal 1 persoon voor de ontvangst. Werk met diensten van 2 tot 3 uur en plan de opbouw, ontvangst, publieksbegeleiding en afbouw afzonderlijk.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar standhouders?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de informatiemarkt. Vermeld daarin de standplek, opbouwtijd, openingstijden, parkeer- en routegegevens, contactpersoon en wat zij zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.