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Organiser un salon d’art sans rien laisser au dernier moment

Un salon d’art demande de coordonner le lieu, les artistes, les stands et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par réserver l’espace et vérifier les autorisations et l’assurance, puis ouvre les inscriptions et confirme les participants. Les dernières semaines servent surtout à fixer le plan, le planning des artistes, la technique et le catering. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du premier contact avec les exposants jusqu’à l’installation des tables, murs d’exposition et panneaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Contacter les artistes

    2 personnes

  • Envoyer les conditions de participation

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Distribuer les affiches promotionnelles

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir le planning des artistes

    2 personnes

  • Attribuer les numéros de stand

  • Confirmer les participants

  • Publier le plan du site

  • Commander le catering

  • Commander les stocks de boissons

  • Réserver des chaises et des tables

  • Réserver la sécurité

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Imprimer les badges nominatifs

  • Imprimer les panneaux des stands

  • Imprimer le programme

  • Faire de la monnaie

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rappeler les artistes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Effectuer la ronde de sécurité

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les panneaux d’exposition

    4 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Orienter l'éclairage

    2 personnes

  • Accueil des artistes

    3 personnes

  • Décharger les œuvres d’art

    4 personnes

  • Installer les œuvres d'art

    8 personnes

  • Placer les étiquettes de prix

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Tester le son et le micro

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

Événement

  • Tenir l'entrée

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    2 personnes

  • Distribuer le programme

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    2 personnes

  • Annoncer l'ouverture

  • Accompagner les intervenants

    2 personnes

  • Animer le moment photo

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

  • Surveiller les œuvres d’art

    2 personnes

  • Rassembler les formulaires de vente

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Enregistrer le départ des artistes

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les œuvres d’art en toute sécurité

    6 personnes

  • Charger les œuvres d’art

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Vérifier les factures

  • Faire les comptes des recettes de vente

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 24
  • Chaisesqté 80
  • Murs d’expositionqté 24
  • Tabourets de barqté 6
  • Miroirs de vestiaireqté 2

Équipement

  • Caissesqté 2
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Imprimantes
  • Écransqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 10
  • Stations de rechargeqté 2
  • Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

  • Projecteurs d'expositionqté 24
  • Lampadairesqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 100

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Ciseauxqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de préparationqté 4
  • Pincesqté 8
  • Petits bolsqté 16
  • Poubellesqté 8

Décoration

  • Nappesqté 24
  • Panneaux directionnelsqté 10
  • Panneaux de standqté 24
  • Étiquettes de prixqté 120
  • Badges nominatifsqté 60
  • Bandes adhésivesqté 8
  • Goulottes de câblesqté 12
  • Mur photo

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chariot de nettoyage
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie la capacité, les horaires d’accès, les prises électriques et l’espace nécessaire pour les murs d’exposition. Demande aussi par écrit quelles autorisations sont requises.
  • Envoie les conditions de participation avec le formulaire d’inscription. Demande dès le départ les besoins alimentaires, le matériel particulier et les contraintes horaires afin d’éviter les changements après la confirmation.
  • Attribue les numéros de stand avant de publier le plan du site. Prévois une version imprimée pour l’accueil et vérifie que chaque emplacement dispose d’un éclairage, d’une table ou d’un mur adapté.
  • Teste la technique au moins 7 jours avant l’ouverture : terminaux de paiement, ordinateurs, imprimantes, écrans, haut-parleurs, microphone, rallonges et multiprises. Charge aussi les stations de recharge et garde une boîte à outils sur place.
  • Commande le catering et les boissons après avoir arrêté le nombre de participants et d’invités. Prépare les verres à eau et à vin, les tasses, les assiettes et les couverts, puis fais la monnaie et les courses au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d’art ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Réserve d’abord le lieu, vérifie les autorisations et l’assurance, puis contacte les artistes avant de lancer les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes ?
Confirme les participants environ 3 semaines avant le salon. Tu auras ainsi le temps d’attribuer les numéros de stand, d’établir le planning et d’imprimer les badges, les panneaux et le programme.
Quand tester la technique d’un salon d’art ?
Fais un test complet 7 jours avant, puis une vérification rapide le jour précédent. Contrôle notamment les terminaux de paiement, les imprimantes, les écrans, le microphone, les haut-parleurs et les rallonges.
Quand commander les boissons et le catering ?
Passe la commande 7 à 10 jours avant, une fois le nombre de participants connu. Ajuste les quantités après la clôture des inscriptions et vérifie les besoins alimentaires recueillis auprès des artistes.

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