Kunstmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mit Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Künstler verbindlich einlädst. Ohne geprüfte Rahmenbedingungen können sich Standgrößen, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen später ändern.
• Plane die Standaufteilung erst nach Ablauf der Anmeldefrist endgültig. Weise dann Standnummern zu, veröffentliche den Lageplan und drucke Namens- und Standschilder mit ausreichend Vorlauf.
• Teste Technik und Zahlungsabläufe spätestens am Vortag: Laptops, Drucker, Bildschirme, Lautsprecher, Mikrofon und Kartenlesegeräte müssen an ihrem tatsächlichen Einsatzort funktionieren. Lege außerdem Verlängerungskabel, Ladestationen und einen Werkzeugkoffer bereit.
• Bestelle Catering und Getränke nach der erwarteten Besucherzahl und berücksichtige Künstler sowie Helfer zusätzlich. Stelle für die Ausgabe Kaffeetassen, Wassergläser, Weingläser und ausreichend Geschirr bereit; Kühlboxen und Thermoskannen werden leicht vergessen.
• Wechsle das Bargeld vor dem Einlass und kontrolliere die Kassen, bevor die ersten Verkäufe beginnen. Halte außerdem einen festen Zeitpunkt für den Technikcheck, das Aufstellen von Tischen, Stühlen und Ausstellungswänden sowie die Ausgabe der Namensschilder fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstmesse organisieren?

Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin mit Ort, Genehmigungen, Versicherung und Künstleransprache. Für eine größere Messe mit vielen Ausstellern sind 3 bis 6 Monate realistischer, besonders wenn Mobiliar und Sicherheit gebucht werden müssen.

Wann sollte die Anmeldung für Künstler geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Kunstmesse und setze eine klare Frist von etwa 2 bis 3 Wochen. So bleiben dir noch mindestens 3 Wochen für Bestätigungen, Standnummern, Künstleraufteilung und den Lageplan.

Wie viele Getränke braucht man für eine Kunstmesse?

Rechne für die ersten 4 Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und weiterer Getränke. Plane für Künstler und Helfer zusätzlich ungefähr 10 bis 15 Prozent ein, weil sie deutlich länger vor Ort sind.

Wann sollte man den Lageplan und das Programm drucken?

Veröffentliche den Lageplan, sobald die Standaufteilung bestätigt ist, meist 7 bis 10 Tage vor der Messe. Drucke Programm, Standschilder und Namensschilder spätestens 2 bis 3 Tage vorher und halte einige leere Ersatzschilder bereit.

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