Checklist para organizar una feria de arte sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el lugar, los permisos y el seguro antes de publicar la convocatoria. Reserva también con antelación las paredes de exposición, mesas, sillas y focos, porque son elementos difíciles de sustituir a pocos días del evento.
• Abre las inscripciones solo cuando tengas claras las condiciones de participación. Pide las preferencias dietéticas en el formulario y confirma a cada artista después de asignarle número de stand y ubicación en el plano.
• Publica el plano cuando la distribución esté confirmada y prepara carteles de stand, etiquetas con nombres y el programa con varios días de margen. Imprime algunas copias adicionales para cambios de última hora.
• Haz una prueba técnica antes del montaje: comprueba pantallas, altavoces, micrófono, portátiles, impresoras, datáfonos y cajas registradoras. Reúne cables alargadores, regletas, estaciones de carga y un maletín de herramientas en un único punto de apoyo.
• Calcula bebidas y servicio según la duración y la asistencia prevista, y no dejes para el último día el cambio de efectivo ni la compra. Reserva catering, bebidas, seguridad y menaje cuando ya conozcas el número aproximado de participantes y visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de arte?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, comprueba permisos y seguro, y deja al menos 4 semanas para gestionar inscripciones, confirmar artistas y publicar el plano.

¿Cuándo debo abrir las inscripciones de una feria de arte?

Ábrelas cuando el lugar, las condiciones de participación y las fechas estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario al menos 2 semanas antes para poder hacer la distribución de stands.

¿Cuándo se prepara el plano de los stands?

Prepara un primer reparto cuando termine la inscripción y publica el plano definitivo entre 7 y 10 días antes. Así puedes asignar números, imprimir carteles y avisar a los artistas con tiempo para corregir errores.

¿Cuándo hay que probar los equipos de una feria de arte?

Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela durante el montaje. Comprueba sonido, pantallas, impresoras, datáfonos, cajas registradoras, iluminación y todos los cables antes de recibir al público.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar la apertura de temporada del camping
• Checklist para organizar una Barbacoa del Día del Padre
• Checklist para organizar una boda al aire libre
• Checklist para organizar una boda bohemia