Kunstbeurs organiseren: complete checklist
Een kunstbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars uitnodigen en tafels neerzetten. Je regelt tegelijk de locatie, deelnemers, standindeling, publieksinformatie, betaalmogelijkheden, techniek en catering. Begin minimaal drie maanden vooraf met locatie, vergunningen en verzekering; leg de indeling en deelnemers uiterlijk vier weken voor de beurs vast. In de checklist staan 76 taken en 51 spullen, zodat je ook details als standbordjes, pinapparaten, verlengkabels en wisselgeld niet op het laatste moment hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Kunstenaars benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kunstenaarsindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Deelnemers bevestigen
Plattegrond publiceren
Catering bestellen
Drankvoorraad bestellen
Stoelen en tafels reserveren
Beveiliging reserveren
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes printen
Standbordjes printen
Programma printen
Contantgeld wisselen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstenaars herinneren
Locatie openen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Expositiewanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstwerken uitladen
4 personen
Kunstwerken opstellen
8 personen
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Toiletten controleren
Event
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
Kunstenaars verwelkomen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Opening aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Kunstwerken bewaken
2 personen
Verkoopformulieren verzamelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kunstenaars uitchecken
2 personen
Nazorg
Kunstwerken veilig verpakken
6 personen
Kunstwerken inladen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Facturen controleren
Verkoopopbrengsten afrekenen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Expositiewandenaantal 24
- Barkrukkenaantal 6
- Kleedkamerspiegelsaantal 2
Apparatuur
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printers
- Beeldschermenaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Oplaadstationsaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 2
Verlichting
- Expositiespotsaantal 24
- Staande lampenaantal 6
- Lichtslangenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijn glazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Scharenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messen voor bereidingaantal 4
- Tangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Afvalbakkenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 24
- Wegwijzerbordenaantal 10
- Standbordjesaantal 24
- Prijskaartjesaantal 120
- Naamkaartjesaantal 60
- Kleefstripsaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Fotowand
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakkar
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie minimaal drie maanden vooraf en controleer meteen vergunningen, verzekering, beschikbare tafels, stoelen, expositiewanden en stroompunten. Zo voorkom je dat je later losse voorzieningen of extra apparatuur moet zoeken.
- Stuur deelnemersvoorwaarden vóór de opening van het inschrijfformulier. Vraag daarin ook naar dieetwensen, benodigde ruimte en technische wensen; bevestig deelnemers en standnummers uiterlijk vier weken voor de beurs.
- Publiceer de plattegrond en het programma uiterlijk twee weken vooraf. Print naamkaartjes, standbordjes en programma’s niet pas op de beursdag: houd minimaal drie dagen voor controle en eventuele herdruk aan.
- Test techniek de dag vóór de beurs: pinapparaten, kassa’s, laptops, printers, beeldschermen, speakers en microfoon. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations per zone klaar en wijs één persoon aan voor storingen.
- Bestel catering en drankvoorraad op basis van het verwachte bezoekersaantal en zet water, koffie en glazen op meerdere punten neer. Regel contant wisselgeld en controleer koelboxen, koffiezetapparaten en waterkokers vóór de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstbeurs organiseren?
- Begin minimaal drie maanden vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en het benaderen van kunstenaars. Rond de deelnemersindeling en standnummers uiterlijk vier weken voor de beurs af.
- Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstbeurs?
- Benader kunstenaars bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf, zodat zij tijd hebben om voorwaarden te lezen en zich aan te melden. Sluit de inschrijving ongeveer zes weken voor de beurs en bevestig daarna de definitieve deelnemers.
- Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig op een kunstbeurs?
- Tel per deelnemer de toegewezen standruimte en eventuele extra tafels voor ontvangst, catering en techniek op. Maak uiterlijk vier weken vooraf een plattegrond en controleer die met de beschikbare tafels, stoelen en expositiewanden.
- Wanneer moet ik de techniek voor een kunstbeurs testen?
- Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en controleer op de beursdag nogmaals stroom, internet en betalingen. Houd verlengkabels, stekkerdozen en een gereedschapskoffer beschikbaar bij de stands.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!