Organiser un salon automobile : la méthode pratique

Un salon automobile se prépare d’abord comme un site à faire fonctionner, puis comme un événement à promouvoir. Commencez par choisir la date et le terrain, vérifier les autorisations et l’assurance, puis dessiner les circulations avant de vendre les stands. Les exposants doivent connaître rapidement leurs horaires d’arrivée, leur numéro de stand et leurs besoins techniques. Gardez enfin une marge pour la météo, l’électricité, les déchets et l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le terrain
2 personnes
2
Demander les autorisations nécessaires
3
Vérifier l’assurance
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Définir les conditions des fournisseurs
2 personnes
6
Fixer les prix de vente des stands
2 personnes
7
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les vendeurs
2 personnes
12
Créer l’agencement du parking
2 personnes
13
Réserver les stands et les tables
14
Réserver l’alimentation électrique
15
Réserver l’enlèvement des déchets
16
Organiser les moyens de paiement
2 personnes
17
Créer un plan pour les visiteurs
18
Créer la liste des vendeurs et les numéros de stand
2 personnes
19
Vérifier les parcours de parking et de marche
2 personnes
20
Publier la promotion en ligne
21
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
22
Envoyer les instructions aux vendeurs
23
Confirmer les horaires de route des vendeurs
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Partager le plan météo avec les vendeurs
26
Vérifier les stocks de courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Préparer l’argent liquide et la monnaie
2 personnes
29
Composer le dossier d'information
30
Imprimer les numéros de stand
31
Dégager le site
4 personnes
32
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
33
Barrer les places de parking
4 personnes
34
Monter les stands
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
37
Monter le point de restauration
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer le comptoir d'information
2 personnes
41
Mettre en place le contrôle d’accès
2 personnes

Événement

42
Accueil des vendeurs
4 personnes
43
Attribuer les emplacements
3 personnes
44
Aider les vendeurs à décharger
4 personnes
45
Guider les véhicules vers les parkings
4 personnes
46
Ouvrir l’entrée
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Fournir les informations
2 personnes
49
Encadrer la circulation
4 personnes
50
Attribuer les places de parking
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Sensibiliser les exposants à la sécurité
2 personnes
57
Ajuster les panneaux de circulation
2 personnes
58
Réapprovisionner le catering
2 personnes
59
Enregistrer les objets trouvés
60
Faire le dernier tour des stands
3 personnes
61
Annoncer la fermeture
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
63
Accompagner le déchargement des vendeurs
4 personnes

Suivi

64
Démonter les stands
6 personnes
65
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
67
Ramasser les déchets sur le site
5 personnes
68
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
69
Faire la vaisselle
2 personnes
70
Balayer le site
3 personnes
71
Vérifier les dommages
2 personnes
72
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
73
Trier le matériel de retour
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Stocker les restes
2 personnes
76
Faire évacuer les déchets
77
Gérer les cautions des vendeurs
2 personnes
78
Rendre le terrain propre
3 personnes
79
Traiter l’administration des paiements
2 personnes
80
Vérifier les factures des fournisseurs
81
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 40
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4
Accueil
Poubellesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 3
Mégaphones portatifsqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Matériel de circulation

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de stationnementqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Cônes réfléchissantsqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Numéros de standqté 40
Panneaux de menuqté 4
Autocollants flèchesqté 30
Porte-affichesqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 10
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Brochures d’informationqté 400
Plans des visiteursqté 400
Étiquettes nominativesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Rampe pour fauteuil roulant

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le terrain et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations, vérifier l’assurance et finaliser le plan de circulation.
Dessinez séparément les flux des visiteurs, des voitures et des livraisons. Vérifiez sur place les parcours de stationnement et de marche, puis matérialisez-les avec cônes, barrières, ruban et panneaux.
Fixez les conditions des fournisseurs avant d’annoncer le prix des stands. Dans le formulaire, demandez la surface nécessaire, l’alimentation électrique, les besoins alimentaires et l’heure d’arrivée souhaitée.
Envoyez à chaque vendeur un plan numéroté et des consignes au plus tard 7 jours avant le salon. Confirmez aussi son horaire de route afin d’éviter les arrivées groupées et les manœuvres dans les zones visiteurs.
Préparez un plan météo au moins 48 heures avant l’ouverture. Indiquez aux vendeurs ce qui change en cas de pluie ou de vent, et vérifiez les tentes, passe-câbles, éclairages, piles et moyens de paiement avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon automobile ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, demander les autorisations, assurer l’événement, recruter les vendeurs et publier la promotion.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le salon, une fois les conditions fournisseurs et les prix des stands fixés. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement pour établir le plan définitif.
Quand envoyer les informations aux vendeurs ?: Envoyez le numéro de stand, le plan, les horaires de route et les consignes au moins 7 jours avant. Faites une dernière confirmation 48 heures avant, notamment pour l’électricité et la météo.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 48 heures avant l’ouverture. Partagez alors le plan météo et les éventuelles modifications avec tous les vendeurs.

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