Organiser un défilé de chars, étape par étape

Un défilé de chars se prépare d’abord sur papier : fixez la date, sécurisez l’itinéraire et obtenez les autorisations avant d’inscrire les participants. Ensuite, attribuez chaque rôle, contrôlez les véhicules et transmettez les informations utiles aux riverains comme aux conducteurs. Les points souvent oubliés sont la circulation, les batteries, le carburant et le ravitaillement de l’équipe. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu’au briefing final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander l’autorisation pour la parade
2 personnes
3
Vérifier la praticabilité du parcours
3 personnes
4
Inscrire les chars et les chauffeurs
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Collecter les données des participants
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
10
Planifier les bénévoles de premiers secours
2 personnes
11
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
12
Établir la carte d’itinéraire et le planning
2 personnes
13
Envoyer la lettre aux participants
2 personnes
14
Inviter les riverains
3 personnes
15
Diffuser les informations sur la circulation
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Contrôler techniquement les chars
4 personnes
18
Vérifier le carburant et les batteries
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Décorer les chars
8 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
22
Trier les bracelets et les gilets
2 personnes
23
Préparer le service traiteur
4 personnes
24
Remplir les glacières
3 personnes
25
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

26
Balisage de la zone de départ
6 personnes
27
Installer les tables et les tentes
5 personnes
28
Brancher l’éclairage
3 personnes
29
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
30
Installer des barrières de circulation
8 personnes
31
Aménager le point de restauration
4 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
33
Acheminer les chars vers le départ
8 personnes
34
Enregistrer les chauffeurs
3 personnes
35
Accueillir les participants
5 personnes
36
Distribuer les gilets et les talkies-walkies
3 personnes
37
Installer les chars
8 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
4 personnes
39
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
40
Guider le public vers les zones d’observation
6 personnes
41
Faire partir le défilé
4 personnes
42
Sécuriser les croisements
10 personnes
43
Encadrer le défilé
12 personnes
44
Informer le public le long du parcours
4 personnes
45
Prendre des photos et des vidéos
2 personnes
46
Servir les boissons
4 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Vider les poubelles
3 personnes
50
Ramener les participants
6 personnes
51
Stationner les chars en toute sécurité
6 personnes
52
Servir le repas des participants
5 personnes
53
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
54
Libérer le parcours
6 personnes
55
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Clôturer le catering
4 personnes
57
Démonter le matériel
6 personnes
58
Récupérer les panneaux de direction et les barrières
8 personnes
59
Rassembler les déchets
5 personnes
60
Ranger les tables et les tentes
5 personnes
61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Nettoyer le site
6 personnes
63
Ramener les chars
6 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Ranger les stocks restants
2 personnes
66
Retirer la décoration
4 personnes
67
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
68
Nettoyer les glacières et les caisses
3 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Retourner le matériel de circulation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 8

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 32
Cônes de signalisationqté 24
Panneaux de directionqté 18
Ruban de balisageqté 6
Gilets de sécuritéqté 20

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs de batterieqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 48

Catering

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 2
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 100
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 6
Petits bolsqté 12
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Balance de cuisine

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Ruban pour ballonsqté 4
Drapeaux en papierqté 8
Lettres pour char de paradeqté 6
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 500
Cordeqté 4
Jeux de ciseauxqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 4
Lunettes de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Communication

Cartes d'itinéraireqté 30
Listes de participantsqté 8
Étiquettes nominativesqté 200
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Bacs à vaisselleqté 4
Sets de serpillièreqté 3

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Chariots à mainqté 2

Conseils

Commencez par l’itinéraire et la date, puis demandez l’autorisation de parade avant toute communication publique. Faites vérifier la praticabilité du parcours suffisamment tôt pour corriger les passages étroits ou difficiles.
Demandez aux participants les informations du conducteur, du char et les besoins alimentaires lors de l’inscription. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant le défilé afin de finaliser le planning et le traiteur.
Prévoyez les bénévoles par fonction : circulation, premiers secours, accueil et coordination. Pour un parcours avec plusieurs points de contrôle, distribuez des talkies-walkies et des gilets de sécurité pendant le briefing, pas le matin même.
Contrôlez chaque char avant le départ : état technique, carburant, batteries, décoration et éclairage. Testez aussi les enceintes, microphones, rallonges et multiprises au moins la veille pour éviter une panne pendant le cortège.
Informez les riverains et diffusez les restrictions de circulation avant le défilé, puis installez les barrières, cônes et panneaux selon la carte d’itinéraire. Consultez les prévisions météo 48 heures avant et adaptez les tentes, glacières et boissons en conséquence.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de chars ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de valider le parcours, d’inscrire les chars et de recruter les bénévoles.
Quand demander l’autorisation pour un défilé de chars ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont définis, idéalement 6 semaines avant l’événement. Certaines administrations demandent davantage de délai pour les déviations et la sécurité.
Quand contrôler les chars avant le défilé ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification finale la veille. Contrôlez notamment le carburant, les batteries, l’éclairage, les éléments décoratifs et les équipements de communication.
Combien de bénévoles prévoir pour un défilé de chars ?: Prévoyez au minimum une personne à chaque point de circulation, plus une équipe séparée pour les premiers secours et la coordination. Faites le décompte définitif après validation de l’itinéraire et du nombre de chars.

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