Checklist pour organiser une randonnée sponsorisée à la nage

Une randonnée sponsorisée à la nage demande une préparation précise, car le parcours, la sécurité et la collecte des promesses de dons avancent ensemble. Commencez par réserver le lieu et définir l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les nageurs doivent recevoir les horaires, le point de rendez-vous, les consignes de sécurité et les informations sur le parrainage suffisamment tôt. Cette checklist rassemble les 78 tâches et 63 éléments à prévoir, du premier repérage au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de baignade
Définir l’itinéraire de baignade
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Réserver des superviseurs
Confirmer les horaires de début et de fin
Fixer les conditions du sponsor
2 personnes
Créer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les écoles et les associations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Publier les supports promotionnels
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le planning de surveillance
2 personnes
Confirmer le contact des premiers secours
Gérer la musique et les annonces
Informer le photographe
Concevoir les dossards
2 personnes
Concevoir les panneaux de sponsor
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les contributions des sponsors
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les packs participants
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de distribution
3 personnes
Installer les panneaux des sponsors
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
Indiquer les vestiaires
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Lancer la traversée à la nage
3 personnes
Accompagner les nageurs
6 personnes
Enregistrer les tours et les horaires
3 personnes
Assurer la surveillance sur le parcours de baignade
5 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Prendre des photos
Accueillir les sponsors
2 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Annoncer le montant récolté
Servir le dîner
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
Rassembler le matériel de natation
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les recettes
2 personnes
Envoyer les remerciements aux sponsors
2 personnes
Partager les photos des participants
Publier les résultats
Rappeler les participants en cas de questions
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Bonnets de bainqté 150
Bouées de sauvetageqté 4
Cordes de sauvetageqté 4
Lignes de flottaisonqté 6
Cônesqté 20
Chronomètresqté 4
Panneaux de comptageqté 6
Serviettesqté 20

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Banderolesqté 4
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 160
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Bacs à vaisselleqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sauvetageqté 8
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Listes de participants papierqté 20
Formulaires de sponsoringqté 180
Étiquettes nominativesqté 200
Caissesqté 2
Monnaie pour la caisse

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Panneaux d’information A4qté 12

Conseils

Validez le parcours et les autorisations avant toute communication publique. Prévoyez un délai d’au moins 4 semaines pour obtenir les accords nécessaires et adapter le plan de sécurité.
Ne limitez pas la surveillance au départ et à l’arrivée. Répartissez les superviseurs sur tout l’itinéraire et transmettez-leur un planning précis avant le jour de la nage.
Ouvrez les inscriptions uniquement après avoir fixé les horaires, les conditions du sponsor et les informations demandées aux participants. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour établir une liste fiable.
Préparez le point d’accueil avec une table d’inscription, les dossards, les bracelets et les bonnets de bain. Ajoutez des panneaux de direction visibles ainsi qu’un emplacement clairement identifié pour les consignes et les serviettes.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les batteries externes au moins la veille. Gardez aussi les bouées, cordes et lignes de flottaison accessibles aux équipes de surveillance, plutôt que dans une tente fermée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée sponsorisée à la nage ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation du lieu, le recrutement des superviseurs et la recherche de sponsors prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les après validation du parcours, des horaires et des règles de sécurité, de préférence 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture au moins 3 jours avant la nage pour vérifier les informations et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée à la nage ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et des exigences locales, mais répartissez les bénévoles entre l’accueil, la surveillance, les premiers secours, les annonces et le ravitaillement. Finalisez le planning au moins 7 jours avant et confirmez chaque personne 48 heures à l’avance.
Que faut-il envoyer aux participants avant la randonnée sponsorisée ?: Envoyez au moins 5 jours avant un message avec l’adresse, les horaires de début et de fin, le parcours, le point d’accueil, les consignes de sécurité et les modalités de sponsoring. Rappelez aussi ce qu’ils doivent apporter et où récupérer leur dossard ou leur bonnet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.