Checklist pour organiser une réunion du personnel

Une réunion du personnel demande plus qu’un ordre du jour et une salle réservée. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les contraintes alimentaires, préparer les présentations et vérifier chaque élément technique avant l’arrivée de l’équipe. Le repas, le café, les badges et l’accueil se préparent aussi à l’avance. Cette checklist regroupe 48 tâches et 39 fournitures pour avancer dans le bon ordre, de l’invitation au rangement final.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation
Rassembler l’agenda et les présentations
2 personnes
Désigner un secrétaire
Établir la liste définitive des participants
Transmettre les demandes diététiques au traiteur
Vérifier techniquement les présentations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de réunion
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher l’ordinateur portable et les présentations
Tester le micro et les haut-parleurs
Préparer les badges nominatifs
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le buffet du dîner
3 personnes
Installer la table d'inscription

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la réunion
2 personnes
Rédiger le compte rendu
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Remettre la salle de réunion en ordre
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Réapprovisionner les boissons
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps

Suivi

Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Éteindre l’équipement
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer le compte rendu et les actions à suivre
Rendre le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couverts de dînerqté 60

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Câble HDMIqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4

Décoration

Sets de nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 55
Badges nominatifsqté 60
Chevaletsqté 2
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 55
Stylos à billeqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Seau de nettoyageqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le nombre définitif de participants. Transmettez ensuite les demandes diététiques au traiteur, plutôt que de les gérer le jour même.
Préparez l’ordre du jour, les présentations et le nom du secrétaire avant l’installation. Ouvrez chaque présentation sur l’ordinateur portable et faites un test complet avec le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et les haut-parleurs.
Prévoyez une vraie vérification des branchements : câble HDMI, multiprises et rallonges doivent être disponibles avant de déplacer les tables. Un test de quelques minutes évite de découvrir un problème technique au début de la réunion.
Installez séparément la table d’inscription, les tables de réunion et le buffet. Placez les badges nominatifs à l’accueil et gardez les boissons, les courses et les produits frais au froid jusqu’à leur mise en place.
Ne laissez pas le café et le dîner pour la dernière minute. Mettez le point café en place, rafraîchissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants, puis terminez le buffet une fois la salle prête.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion du personnel ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la réunion afin de laisser le temps de répondre. Fixez une date limite d’inscription, puis utilisez les réponses pour établir la liste définitive des participants et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le traiteur pour une réunion du personnel ?: Confirmez la réservation après la clôture des inscriptions et transmettez les demandes diététiques dès que la liste définitive est établie. Prévoyez idéalement cette confirmation 7 à 10 jours avant la réunion.
Combien de temps avant tester le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil des participants. Vérifiez l’ordinateur portable, les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro et les haut-parleurs.
Quand installer la salle pour une réunion du personnel ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant le début prévu si les tables, les chaises et le buffet doivent être déplacés. Gardez la dernière heure pour les tests techniques, les badges, le café et l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.