Checklist para organizar una reunión de personal sin olvidos
Una reunión de personal necesita más que una sala y una agenda. Hay que cerrar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y comprobar que las presentaciones funcionan antes de recibir al primer participante. Esta checklist reúne la preparación administrativa, el montaje de mesas y equipos, el servicio de café y el buffet de cena. Sigue el orden del plan y reserva tiempo para las comprobaciones técnicas y la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la reserva
Reunir el programa y las presentaciones
2 personas
Designar a un secretario
Crear la lista final de participantes
Comunicar las preferencias dietéticas al catering
Comprobar técnicamente las presentaciones
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de reunión
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el portátil y las presentaciones
Probar el micrófono y los altavoces
Colocar las acreditaciones
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el buffet de cena
3 personas
Montar la mesa de registro
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Guiar la reunión
2 personas
Redactar el acta
Rellenar las bebidas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Reiniciar la sala de reuniones
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
2 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer café y té
Rellenar las bebidas
Servir aperitivos
2 personas
Recoger la basura durante el evento
Seguimiento
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Apagar el equipo
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar el acta y los puntos de acción
Devolver los materiales prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cubiertos de cenacant. 60
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cable HDMIcant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Sets de mantelescant. 8
- Portanombrescant. 55
- Credencialescant. 60
- Pizarras de hojascant. 2
- Rotuladorescant. 12
- Bloc de notascant. 55
- Bolígrafoscant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 2 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Así puedes preparar una lista final de participantes y comunicar al catering las preferencias dietéticas a tiempo.
- Haz una comprobación técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoces, micrófono inalámbrico, regletas y cables alargadores. No esperes a la primera presentación para descubrir que falta una conexión.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada para montar las mesas de reunión, las sillas, la mesa de registro y el punto de café. Coloca también las acreditaciones y portanombres antes de abrir la recepción.
- Calcula la vajilla según la lista final de participantes y añade un margen del 10 %. Para la cena, revisa platos, cubiertos y copas; para el café, comprueba tazas, cucharillas, cafeteras, teteras y jarras térmicas.
- Enfría las bebidas y guarda los productos refrigerados antes de que empiece el montaje del buffet. Deja preparados los aperitivos y coloca los utensilios de servicio para no tener que buscarlos durante la reunión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una reunión de personal?
- Envíalas al menos 2 semanas antes. Deja una fecha límite de inscripción y usa la lista final de participantes para cerrar el catering, las acreditaciones y la cantidad de vajilla.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Confirma la reserva cuando termine el plazo de inscripción, idealmente entre 5 y 7 días antes de la reunión. Comunica entonces el número definitivo de personas y todas las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una reunión de personal?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Ese margen cubre las mesas y sillas, el registro, el punto de café, las bebidas, el buffet y una última prueba del proyector, el micrófono y los altavoces.
- ¿Cuándo hay que probar las presentaciones y el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela entre 30 y 45 minutos antes de empezar. Comprueba el portátil, el cable HDMI, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y las regletas.
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