Checklist pour organiser une réunion du conseil consultatif

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez la salle et confirmez la date avec le président plusieurs semaines à l’avance. Gardez une marge pour vérifier l’accessibilité, le stationnement et la disposition des tables avant d’envoyer les invitations.
• Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réunion. Vous pourrez alors établir la liste définitive, noter les désistements et transmettre les besoins alimentaires au traiteur sans travailler sur des estimations.
• Envoyez l’ordre du jour et les documents finalisés au moins 3 jours avant la séance. Prévoyez aussi quelques exemplaires imprimés : les fichiers envoyés tardivement sont souvent oubliés ou difficiles à consulter pendant les échanges.
• Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les câbles la veille. Vérifiez également les multiprises et rallonges : une présentation peut être prête, mais inutilisable si la connexion ou l’alimentation manque.
• Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Installez les tables, les chaises et la table d’inscription, puis préparez badges, liste de présence, stylos, blocs-notes, café, eau et en-cas avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une réunion du conseil consultatif ?

Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer la date, recueillir les inscriptions et besoins alimentaires, puis finaliser les documents et la technique.

Quand envoyer les invitations à une réunion du conseil consultatif ?

Envoyez-les environ 3 semaines avant la réunion, avec la date, l’horaire, le lieu, les informations de stationnement et une date limite d’inscription fixée à 7 jours avant la séance.

Quand finaliser l’ordre du jour et les documents ?

Finalisez l’ordre du jour et contrôlez les documents au plus tard 3 jours avant la réunion. Préparez les impressions la veille afin d’éviter de chercher des versions différentes le matin même.

Combien de temps prévoir pour installer la salle ?

Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et chaises, l’accueil, les badges, les documents, les boissons et le test complet du matériel audiovisuel.

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