Checklist para organizar una reunión de consejo asesor
Una reunión de consejo asesor requiere más coordinación que una simple reserva de sala. Hay que cerrar la fecha con el presidente, controlar inscripciones y cancelaciones, preparar la documentación y dejar lista la parte técnica. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde la reserva hasta la apertura de la sala. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento: preferencias dietéticas, aparcamiento, acreditaciones y material impreso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala de reuniones
Confirmar la fecha con el presidente
Reunir la agenda y los documentos
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Registrar las cancelaciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la accesibilidad
Enviar la información de aparcamiento
Crear la lista final de participantes
Cerrar la agenda
2 personas
Comprobar la documentación de la reunión
2 personas
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la lista de asistencia
Imprimir documentos de la reunión
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Abrir la sala de reuniones
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los documentos de la reunión
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar café y té
2 personas
Preparar la presentación
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir los documentos de la reunión
Servir café y té
2 personas
Operar la técnica durante la reunión
Rellenar las bebidas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Recoger el servicio de pausas
2 personas
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
Recopilar preguntas de los visitantes
Cerrar la lista de asistencia
Seguimiento
Recopilar los documentos de la reunión
2 personas
Apagar la técnica
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala de reuniones
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar las actas y los documentos
Guardar de forma segura la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 7
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasos para aguacant. 36
- Vasos de técant. 36
- Cucharillas de cafécant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas para servircant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables HDMIcant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Carteles de mesacant. 7
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 36
- Portapapelescant. 4
- Grapadorascant. 2
- Perforadorascant. 2
- Cortadora de papel
- Papel de copia A4cant. 3
- Carpetas de presentacióncant. 4
- Cinta adhesivacant. 2
- Pegatinas de flechascant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma la fecha con el presidente con al menos 3 semanas de margen. Comprueba entonces la accesibilidad, el aparcamiento y si caben las mesas de reunión, la mesa de registro y todas las sillas.
- Cierra la lista de participantes entre 5 y 7 días antes. Hasta ese momento, registra cancelaciones y recoge las preferencias dietéticas para que el catering no se base en suposiciones.
- Envía la agenda y los documentos cuando estén revisados, idealmente 3 días antes. Imprime además una copia por participante y prepara algunas copias extra para asistentes inesperados.
- Haz una prueba técnica el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables HDMI, regletas y alargadores. Una presentación que funciona en otro equipo no garantiza que funcione en la sala.
- Abre la sala entre 45 y 60 minutos antes de la llegada. Monta el registro, coloca las tarjetas de nombre, prepara bolígrafos y blocs, enfría las bebidas y deja listas la cafetera, las teteras y los termos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de consejo asesor?
- Empieza al menos 3 semanas antes para reservar la sala y confirmar la fecha. Deja cerrados los participantes, el catering y la documentación entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe enviar la agenda del consejo asesor?
- Envía la agenda y los documentos revisados unos 3 días antes de la reunión. Así los miembros tienen tiempo para leerlos y puedes corregir errores antes de imprimirlos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre la sala entre 45 y 60 minutos antes del inicio. Ese margen permite montar las mesas, colocar las sillas, preparar el registro y resolver problemas con el proyector o los micrófonos.
- ¿Qué material técnico hay que comprobar para una reunión de consejo asesor?
- Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos y los cables HDMI. Haz la prueba el día anterior y lleva regletas y cables alargadores para evitar depender de una única toma.
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