Beiratssitzung organisieren: Was wann erledigt werden muss
Eine Beiratssitzung steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss passen, die Unterlagen müssen rechtzeitig vorliegen und die Technik darf nicht erst beim Start getestet werden. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum geöffneten Besprechungsraum durch die wichtigsten Schritte. Besonders leicht vergessen werden Rückmeldungen, Barrierefreiheit, Parkinformationen und eine vollständige Anwesenheitsliste. So behältst du Fristen, Zuständigkeiten und die Ausstattung für den Sitzungstag im Blick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Besprechungsraum reservieren
Termin mit dem Vorsitzenden bestätigen
Agenda und Unterlagen sammeln
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Abmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit prüfen
Parkinformationen versenden
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Ablaufplan finalisieren
2 Personen
Besprechungsunterlagen prüfen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Technik testen
2 Personen
Catering bestellen
Namensschilder vorbereiten
Anwesenheitsliste drucken
Besprechungsunterlagen ausdrucken
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Tagungsraum öffnen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Tagungsunterlagen verteilen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Technik während der Sitzung bedienen
Getränke nachfüllen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Pausenservice aufräumen
2 Personen
Abendpause organisieren
2 Personen
Besucherfragen sammeln
Anwesenheitsliste schließen
Nachbereitung
Tagungsunterlagen sammeln
2 Personen
Technik ausschalten
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Besprechungsraum reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Protokolle und Unterlagen archivieren
Teilnahmeliste sicher aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 7
- StühleAnz. 36
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- TeegläserAnz. 36
- KaffeelöffelAnz. 36
- TortenplattenAnz. 36
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServierplattenAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 36
- TischschilderAnz. 7
Büromaterial
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 36
- KlemmbretterAnz. 4
- TackerAnz. 2
- LocherAnz. 2
- Papierschneider
- A4-KopierpapierAnz. 3
- PräsentationsmappenAnz. 4
- KlebebandAnz. 2
- PfeilaufkleberAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Raum möglichst 3 bis 4 Wochen vorher. Prüfe dabei Sitzordnung, Zugang, Barrierefreiheit, Parkmöglichkeiten und ob Besprechungstische sowie ausreichend Stühle vorhanden sind.
- Verschicke Einladungen mit Agenda und Anmeldetermin mindestens 2 Wochen vor der Sitzung. Erfasse Zu- und Absagen getrennt und frage gleichzeitig nach Ernährungswünschen.
- Fordere Präsentationen und Besprechungsunterlagen spätestens 5 Werktage vorher an. Lege anschließend eine endgültige Teilnehmerliste an und drucke Anwesenheitsliste, Namensschilder und Unterlagen in passender Anzahl.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und HDMI-Kabel 1 bis 2 Tage vorher gemeinsam. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und die Stromversorgung am vorgesehenen Technikplatz.
- Bereite Getränke und Snacks am Vortag vor: Getränke kalt stellen, Kaffee- und Teestation mit Tassen, Gläsern und Löffeln einrichten. Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn, damit Registrierungstisch, Tische und Stühle ohne Zeitdruck bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Beiratssitzung planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raum, Termin und Vorsitz. Einladungen sollten spätestens 2 Wochen vor der Sitzung verschickt werden.
- Wann müssen die Unterlagen für eine Beiratssitzung fertig sein?
- Sammle Präsentationen und Besprechungsunterlagen spätestens 5 Werktage vorher. So bleibt Zeit für Prüfung, Ausdruck und Nachsendungen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Beiratssitzung?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raumöffnung, Tisch- und Stuhlaufstellung, Registrierungstisch, Techniktest und die Getränkestation ein. Bei mehreren Präsentationen sind 90 Minuten sicherer.
- Was muss man bei der Technik einer Beiratssitzung prüfen?
- Teste 1 bis 2 Tage vorher Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und HDMI-Kabel. Kontrolliere zusätzlich Stromanschlüsse und Verlängerungskabel direkt am Sitzungsort.
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