Checklist pour organiser une réunion d’appel d’offres

Une réunion d’appel d’offres demande une préparation précise, surtout lorsque plusieurs intervenants, documents et contraintes alimentaires sont concernés. Commencez par réserver le lieu et envoyer les invitations, puis suivez les inscriptions avant de finaliser le programme. Dans les derniers jours, vérifiez les présentations, les badges, la signalétique, le matériel audiovisuel et le catering. Le jour même, prévoyez du temps pour installer l’accueil, tester la technique et préparer le café avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Imprimer les documents d’appel d’offres
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Confirmer le catering
Vérifier la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les documents
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Assurer l’ouverture
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions
Assurer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Présenter les documents d’appel d’offres
2 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Mettre les documents en lieu sûr
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Table de prise de parole
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Presse-papiersqté 10
Numéros de tableqté 8
Cartes de tableqté 12
Brochures d’informationqté 60
Brochures du programmeqté 60
Classeurs de documentsqté 60
Marqueursqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 2
Autocollants flèchesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 jours aux participants afin de répondre et de signaler leurs besoins alimentaires. Confirmez ensuite les inscriptions plutôt que de vous fier uniquement aux réponses initiales.
Rassemblez les présentations et imprimez les documents d’appel d’offres au plus tard la veille. Préparez quelques exemplaires supplémentaires pour les intervenants, les visiteurs imprévus ou les documents annotés.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones sans fil et le cliqueur avant l’ouverture du lieu. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires : une prise disponible n’est pas toujours située près de la table de prise de parole.
Installez la table d’inscription, les badges nominatifs et les panneaux de direction avant l’arrivée du premier participant. Gardez les stylos et les porte-badges à portée de main pour corriger rapidement un nom ou compléter un badge sur place.
Stockez le catering au frais dès sa réception et préparez le café, le thé et l’eau avant le début de la réunion. Pour éviter une interruption pendant les présentations, mettez le buffet en place et vérifiez les ustensiles de service avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’appel d’offres ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Gardez au moins 7 jours entre l’envoi et la date limite d’inscription afin de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de documents d’appel d’offres faut-il imprimer ?: Prévoyez un exemplaire par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de copies supplémentaires. Pour 40 participants, imprimez donc environ 42 à 44 dossiers, selon le nombre d’intervenants et de visiteurs attendus.
Quand confirmer les intervenants et le programme ?: Confirmez les intervenants et le programme au plus tard 5 jours avant la réunion. Cela laisse encore le temps de récupérer les présentations, d’actualiser les documents et de préparer l’ordre des prises de parole.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et la technique. Ajoutez 30 minutes si plusieurs microphones ou une présentation vidéo doivent être testés.

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