Checklist para organizar una reunión de licitación sin olvidos
Una reunión de licitación necesita más coordinación que una simple presentación: hay que controlar inscripciones, preferencias dietéticas, ponentes, documentación y tiempos. Usa esta checklist para avanzar en orden, desde la reserva del lugar hasta la apertura de la sala. El día anterior conviene dejar preparados los documentos, las acreditaciones y las señales de ruta. Antes de recibir a los asistentes, comprueba también la proyección, los micrófonos, el café y el buffet.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Imprimir los documentos de licitación
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir señales de ruta
Confirmar el catering
Comprobar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Dejar los documentos listos
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Encargarse de la inauguración
Apoyar las presentaciones
2 personas
Recopilar preguntas
Organizar la pausa del café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Explicar la documentación de la licitación
2 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Responder las últimas preguntas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Guardar los documentos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Ordenar el bufé y la cocina
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Catering
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Calentadores de buffetcant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Compras
Decoración
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
- Señales de rutacant. 8
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 60
- Portapapelescant. 10
- Números de mesacant. 8
- Tarjetas de nombre para mesascant. 12
- Folletos informativoscant. 60
- Folletos del programacant. 60
- Carpetas para documentoscant. 60
- Rotuladorescant. 10
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 2
- Pegatinas de flechascant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cubiertos de serviciocant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y confirma después el número definitivo de asistentes, incluidas sus preferencias dietéticas. Esa cifra debe servir para ajustar el catering, las sillas, las acreditaciones y los documentos impresos.
- Pide las presentaciones a los ponentes al menos 48 horas antes. Guarda una copia en el portátil y prueba cada archivo con el proyector para evitar cambios de formato o vídeos que no se reproduzcan.
- Imprime los documentos de licitación y prepara las acreditaciones antes del montaje. Colócalos en la mesa de registro junto con bolígrafos y portabadges, separados por orden alfabético o por empresa.
- Haz una comprobación técnica completa antes de abrir la ubicación: portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, clic de presentación, cables alargadores y regletas. Enciende el equipo durante 15 minutos para detectar fallos o baterías agotadas.
- Organiza el catering según el horario de llegada. Guarda en frío lo que lo necesite, prepara café y té antes del registro y deja el buffet montado con bandejas, cucharones y calentadores antes de que empiece la primera sesión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de licitación?
- Empieza la organización al menos 3 o 4 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar el lugar, confirmar ponentes y encargar catering. Deja los últimos 2 días para cerrar inscripciones, imprimir documentos y revisar la técnica.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una reunión de licitación?
- Envía las invitaciones con un plazo de respuesta de 7 a 10 días. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, confirmar inscripciones y calcular correctamente las sillas, acreditaciones y raciones.
- ¿Cuándo hay que confirmar las presentaciones de los ponentes?
- Solicita las presentaciones como mínimo 48 horas antes de la reunión. Haz una prueba final el día anterior en el portátil, el proyector y la pantalla que se utilizarán durante el acto.
- ¿Qué hay que revisar el día de la reunión de licitación?
- Llega entre 2 y 3 horas antes para abrir la ubicación, comprobar los espacios, montar mesas y sillas, preparar el registro y conectar la técnica. Reserva los últimos 30 minutos para revisar documentos, acreditaciones, café, agua y buffet.
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