Checklist voor een goed georganiseerde aanbestedingsbijeenkomst
Een aanbestedingsbijeenkomst vraagt om meer dan een zaal en een presentatie. Je moet deelnemers tijdig registreren, aanbestedingsstukken compleet klaarleggen en zorgen dat sprekers en techniek op elkaar aansluiten. Deze checklist volgt de voorbereiding van eerste reservering tot de ontvangst op de dag zelf. Zo zie je wanneer je uitnodigingen verstuurt, dieetwensen verzamelt, documenten afdrukt en de registratie- en presentatieruimte inricht.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag direct naar dieetwensen en stuur iedere deelnemer uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst een bevestiging met programma en route.
- Maak het programma 7 dagen vooraf definitief. Bevestig sprekers op dat moment ook en verzamel hun presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf, zodat de laptop en beamer niet pas bij aanvang getest worden.
- Druk de aanbestedingsstukken minimaal 1 werkdag vooraf af en leg per deelnemer een complete set klaar. Houd daarnaast enkele extra sets achter de hand voor onverwachte aanwezigen.
- Plan voor de opbouw minstens 2 uur vóór de ontvangst. Controleer ruimtes, routeborden, tafels, stoelen, registratietafel, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat koffie en buffet worden klaargezet.
- Zet catering gekoeld weg zodra die arriveert en reken voor koffie en thee op een eerste ronde bij binnenkomst plus een aanvulling tijdens de pauze. Plaats waterkannen en glazen ook bij de spreektafel, niet alleen bij het buffet.
Veelgestelde vragen
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een aanbestedingsbijeenkomst?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen en eventuele vragen te verwerken.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een aanbestedingsbijeenkomst?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. In die tijd richt je de registratie in, plaats je tafels en stoelen, sluit je presentatieapparatuur aan en test je microfoons en beeld.
- Wanneer moeten de aanbestedingsstukken klaar zijn?
- Druk de stukken uiterlijk 1 werkdag vooraf af en maak per aangemelde deelnemer een complete set. Leg de sets vóór opening klaar bij de registratie- of vergadertafel.
- Wanneer bevestig je sprekers en het programma?
- Maak het programma uiterlijk 7 dagen vooraf definitief en bevestig de sprekers dan opnieuw. Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op, zodat je techniek en bestanden vooraf kunt controleren.