Ausschreibungstreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Anmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Treffen fest. So kannst du Ernährungswünsche erfassen, Anmeldungen bestätigen und das Catering mit belastbaren Zahlen beauftragen.
• Fordere Präsentationen spätestens 2 Werktage vor dem Treffen an. Speichere alle Dateien zusätzlich auf dem Laptop und prüfe sie einmal mit Beamer, Leinwand und Präsentationsklicker.
• Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. In dieser Zeit lassen sich Tische, Stühle, Registrierungstisch, Wegweiser und die Technik kontrollieren, bevor die ersten Gäste eintreffen.
• Bereite Namensschilder und Badgehalter nach der bestätigten Teilnehmerliste vor. Lege am Registrierungstisch außerdem die benötigten Dokumente und ausreichend Stifte bereit.
• Kläre die Kühlung und den Zeitpunkt der Lieferung am Vortag. Gekühltes Catering, Getränkespender, Wasserkannen sowie Kaffee- und Teezubehör sollten am Veranstaltungstag vor Beginn vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Ausschreibungstreffen organisieren?

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location, den Einladungen und dem Programm. Die Anmeldefrist sollte etwa 7 Tage vor dem Treffen enden, damit Catering und Unterlagen rechtzeitig angepasst werden können.

Wann müssen die Einladungen für ein Ausschreibungstreffen verschickt werden?

Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Gib eine Rückmeldefrist von mindestens 7 Tagen an, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag des Ausschreibungstreffens?

Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Räume kontrollieren, Tische und Stühle stellen, Registrierung einrichten, Präsentationstechnik anschließen und Kaffee bereitstellen dauert meist länger als erwartet.

Wann sollte das Catering für ein Ausschreibungstreffen bestätigt werden?

Bestätige das Catering spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Treffen mit der aktuellen Teilnehmerzahl. Prüfe am Vortag zusätzlich Lieferung, Kühlung und die benötigten Teller, Gläser, Besteck- und Servierutensilien.

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