Checklist pour organiser une rencontre avec les réfugiés

Une rencontre avec des réfugiés demande plus qu’une réservation de salle et un buffet. Il faut prévoir plusieurs langues, recueillir les besoins alimentaires, rendre le programme compréhensible et faciliter l’arrivée sur place. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à préparer, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Utilisez-la pour suivre les inscriptions, coordonner les partenaires et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Traduire les invitations
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recenser les langues des interprètes
2 personnes
Réserver des interprètes
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Confirmer les partenaires du programme
2 personnes
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
Conserver le programme musical
2 personnes
Collecter les informations de transport
Créer un itinéraire de parking et de circulation
Traduire le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Répartir les tables d’information
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables d’information
4 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Dresser les tables du buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Donner le briefing aux interprètes
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
5 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter les informations de bienvenue
3 personnes
Accompagner les interprètes
2 personnes
Tenir les tables d'information
8 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner les départs
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Désinstaller le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Traiter la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables d’informationqté 6
Chaises hautes pour enfantsqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 110
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Louches à soupeqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Étiquettes pour glacièreqté 20

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration en papierqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 40
Panneaux d'informationqté 12
Numéros de tableqté 12

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 12
Livres de coloriageqté 30
Papier à dessinqté 200
Feutresqté 12
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 8
Jeuxqté 8
Tapis de jeuqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gantsqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour traduire les informations et traiter les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez le nombre de participants avec le traiteur quelques jours avant la rencontre. Préparez aussi une partie de la restauration longue conservation à l’avance.
Recensez les langues parlées dès que les premières inscriptions arrivent, puis réservez les interprètes assez tôt. Traduisez au minimum les invitations, le programme et les indications utiles pour accéder au site.
Testez la technique avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Un contrôle sur place le jour même permet de repérer rapidement un câble ou une prise manquante.
Préparez le parcours d’arrivée avant le jour J : informations de transport, circulation, parking et signalétique. Acheminer le matériel à l’avance évite de devoir installer les tables, chaises et tables d’information pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rencontre avec des réfugiés ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les interprètes, traduire les invitations, gérer les inscriptions et confirmer le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations traduites ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la rencontre, après avoir validé la date, le programme et le lieu. Gardez ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu.
Quand réserver les interprètes pour une rencontre avec des réfugiés ?: Réservez-les dès que les principales langues sont identifiées, de préférence 3 à 4 semaines avant l’événement. Confirmez leur présence et les horaires quelques jours avant l’accueil.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant, puis un contrôle sur place le jour de la rencontre. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur, les rallonges et les multiprises.

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