Checklist para organizar un encuentro de refugiados

Organizar un encuentro de refugiados requiere coordinar a personas con distintos idiomas, necesidades alimentarias y formas de llegar al lugar. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del espacio hasta la comprobación de la técnica y el catering. Empieza con la fecha, el programa y las inscripciones; después confirma intérpretes, colaboradores y transporte. En los últimos días, concentra las compras, las traducciones, los materiales y la revisión del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Traducir las invitaciones
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Inventariar los idiomas de los intérpretes
2 personas
Reservar intérpretes
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Confirmar los socios del programa
2 personas
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
Registrar el programa musical
2 personas
Recopilar la información de transporte
Hacer el recorrido de aparcamiento y acceso
Traducir el programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Distribuir las mesas de información
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de información
4 personas
Montar el rincón infantil
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Montar las mesas del bufé
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar la sesión informativa a los intérpretes
4 personas

Evento

Recibir a los invitados
5 personas
Repartir las tarjetas con nombres
3 personas
Servir café y té
3 personas
Dar el discurso de apertura
Presentar la información de bienvenida
3 personas
Coordinar intérpretes
2 personas
Atender las mesas de información
8 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el bufé
4 personas
Servir la comida caliente
5 personas
Coordinar el programa musical
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Entregar las llaves del lugar
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Procesar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesas informativascant. 6
Sillas para niñoscant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 110
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Cucharones para sopacant. 6
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Bandejascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Etiquetas para neveras portátilescant. 20

Decoración

Mantelescant. 16
Guirnaldascant. 8
Decoración de papelcant. 12
Arreglos floralescant. 6
Pancartas con nombrescant. 120
Bolígrafoscant. 40
Paneles informativoscant. 12
Números de mesacant. 12

Actividades infantiles

Lápices de colorescant. 12
Libros para colorearcant. 30
Papel para dibujarcant. 200
Rotuladorescant. 12
Bloques de construccióncant. 4
Puzlescant. 8
Juegoscant. 8
Colchonetas de juegocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Mantas ignífugascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones, preferencias dietéticas y solicitudes de apoyo.
Pregunta por los idiomas de cada participante al registrarse, no el día del encuentro. Reserva intérpretes en cuanto sepas qué combinaciones necesitas y asigna tiempo para traducir el programa.
Envía con la invitación información sobre transporte, aparcamiento y acceso. Haz un recorrido previo y comprueba que las indicaciones también estén disponibles en los idiomas del programa.
Confirma el catering según el número de inscripciones y las dietas recogidas. Enfría las bebidas y prepara los alimentos no perecederos el día anterior para no cargar todo el mismo día.
Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los cables antes de que llegue el público. Reserva al menos 60 minutos en el lugar para revisar la técnica, las mesas informativas y la distribución de las sillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro de refugiados?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y confirmar a los socios. Reserva intérpretes y catering tan pronto como tengas una previsión de asistentes; deja las compras y el montaje para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del encuentro. Mantén abiertas las inscripciones durante unos 14 días para poder recoger idiomas, preferencias dietéticas y necesidades de transporte.
¿Cómo se organiza la traducción en un encuentro de refugiados?: Primero inventaría los idiomas de los intérpretes necesarios y después confirma quién cubrirá cada parte del programa. Traduce las invitaciones y el programa al menos 7 días antes, y entrega a los intérpretes las presentaciones revisadas con 48 horas de margen.
¿Cuándo se prepara el catering y el material del encuentro?: Haz la compra de productos no perecederos y prepara el material el día anterior. Lleva todo al lugar con 2 o 3 horas de antelación; enfría las bebidas y comprueba el espacio, las mesas, las sillas y la técnica antes de abrir las puertas.

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