Checklist voor een goed georganiseerde vluchtelingenbijeenkomst
Een vluchtelingenbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte, programma en catering. Je moet rekening houden met meerdere talen, dieetwensen, vervoer, kinderactiviteiten en duidelijke informatie op locatie. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en partners. In de laatste week controleer je vooral vertalingen, techniek, naamkaartjes, catering en de looproute. Zo weet je op de dag zelf wie waarvoor verantwoordelijk is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen vertalen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Tolkentalen inventariseren
2 personen
Tolken reserveren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Programmapartners bevestigen
2 personen
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Vervoersinformatie verzamelen
Parkeer- en looproute maken
Programma vertalen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatietafels indelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Buffettafels dekken
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing tolken geven
4 personen
Event
Gasten ontvangen
5 personen
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Welkomstinformatie presenteren
3 personen
Tolken begeleiden
2 personen
Informatietafels bemannen
8 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Bedankberichten versturen
2 personen
Aanwezigheidslijst verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Buffettafelsaantal 4
- Informatietafelsaantal 6
- Kinderstoelenaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 110
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Soeplepelsaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Dienbladenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Koelboxlabelsaantal 20
Decoratie
- Tafelkledenaantal 16
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Papieren versieringaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Naambordjesaantal 120
- Pennenaantal 40
- Informatiebordenaantal 12
- Tafelnummersaantal 12
Kinderactiviteiten
- Kleurpotlodenaantal 12
- Kleurboekenaantal 30
- Tekenpapieraantal 200
- Viltstiftenaantal 12
- Bouwblokkenaantal 4
- Puzzelsaantal 8
- Spelletjesaantal 8
- Speelmattenaantal 4
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 6
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Handschoenenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Branddekensaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Inventariseer bij de aanmeldingen niet alleen het aantal bezoekers, maar ook dieetwensen, benodigde tolktalen, vervoersvragen en het aantal kinderen. Gebruik die gegevens uiterlijk één week vooraf om catering, tolken en kinderactiviteiten definitief te maken.
- Plan vertalingen eerder dan je denkt: laat uitnodigingen en programmaonderdelen minimaal 10 dagen voor de bijeenkomst controleren, zodat er nog tijd is voor correcties en verspreiding.
- Reserveer tolken en bevestig programmapartners uiterlijk twee weken vooraf. Controleer ook welke onderdelen vertaling nodig hebben, zoals presentaties, bewegwijzering en informatie aan tafels.
- Test techniek op locatie minstens één dag vooraf met laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en verlengkabels. Controleer daarbij ook of presentaties openen en of de microfoon vanaf alle zitplaatsen verstaanbaar is.
- Maak de opbouw concreet voor de laatste ochtend: zet buffettafels, informatietafels, stoelen en kinderstoelen klaar, koel dranken en breng houdbare catering en materialen op tijd naar de locatie. Loop daarna de ruimte, parkeerroute en looproute nog één keer volledig na.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vluchtelingenbijeenkomst organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en programma. Reserveer tolken, bevestig partners en bestel catering uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een vluchtelingenbijeenkomst?
- Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf, bij voorkeur direct in de benodigde talen. Verwerk aanmeldingen tot 1 week voor de bijeenkomst, zodat je aantallen, dieetwensen en tolktalen kunt bijstellen.
- Hoeveel tolken heb ik nodig voor een vluchtelingenbijeenkomst?
- Dat hangt af van het programma en de talen, maar plan per noodzakelijke taal minimaal 1 tolk voor een bijeenkomst tot ongeveer 3 uur. Inventariseer de talen uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig de reservering daarna schriftelijk.
- Wanneer test ik de techniek voor een vluchtelingenbijeenkomst?
- Doe een volledige test minimaal 1 dag vooraf en nog een korte controle op de ochtend zelf. Trek hiervoor minstens 30 minuten uit en test zowel presentaties als microfoons, luidsprekers en aansluitingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!