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Flüchtlingstreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Flüchtlingstreffen braucht mehr Vorbereitung als eine normale Einladung: Informationen müssen verständlich ankommen, Gespräche brauchen passende Sprachmittlung und der Raum muss für Familien funktionieren. Plane zuerst Ort, Datum und Programm, danach Einladungen, Anmeldungen und Dolmetschersprachen. In den letzten Tagen prüfst du Catering, Technik, Beschilderung und Transportinformationen. Diese Checkliste umfasst 69 Aufgaben und 66 benötigte Gegenstände – von Namensschildern bis zu Funkmikrofonen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen übersetzen

    3 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Dolmetschersprachen erfassen

    2 Personen

  • Dolmetscher reservieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Programmpartner bestätigen

    2 Personen

  • Kinderaktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Transportinformationen sammeln

  • Parkplatz- und Laufweg anlegen

  • Programm übersetzen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Infotische einteilen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Informationstische einrichten

    4 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Buffet-Tische eindecken

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    4 Personen

  • Briefing für Dolmetscher geben

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    5 Personen

  • Namensschilder verteilen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Willkommensinformationen präsentieren

    3 Personen

  • Dolmetscher begleiten

    2 Personen

  • Infotische besetzen

    8 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Buffet abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Locationschlüssel abgeben

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 100
  • BuffetischeAnz. 4
  • InformationstischeAnz. 6
  • KinderhochstühleAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 110
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SuppenkellenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • TablettsAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • KühlboxetikettenAnz. 20

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • WimpelkettenAnz. 8
  • PapierdekorationAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 120
  • StifteAnz. 40
  • InfotafelnAnz. 12
  • TischnummernAnz. 12

Kinderaktivitäten

  • BuntstifteAnz. 12
  • MalmalbücherAnz. 30
  • ZeichenpapierAnz. 200
  • FilzstifteAnz. 12
  • BausteineAnz. 4
  • PuzzlesAnz. 8
  • SpieleAnz. 8
  • SpielmattenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • HandschuheAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • LöschdeckenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum frühzeitig und prüfe vorab Wege, Parkplätze, Sitzplätze sowie Kinderhochstühle. Plane zusätzlich einen klaren Laufweg vom Eingang zu Infotischen, Buffet und Toiletten ein.
  • Verschicke Einladungen erst, wenn Programm und Übersetzungen abgestimmt sind. Bitte spätestens 7 Tage vor dem Treffen um Rückmeldung zu Ernährung, Sprache und Transportbedarf.
  • Plane für jedes Sprachgebiet eine konkrete Ansprechperson ein und bestätige Dolmetscher spätestens 14 Tage vorher. Gib ihnen Programm, Präsentationen und Fachbegriffe vorab zur Vorbereitung.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 2 Stunden vor Beginn gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und Mikrofonständer nicht erst während des Einlasses bereit.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und teile haltbares Catering, Geschirr und Serviermaterial auf Transportkisten auf. Bringe alles so zum Veranstaltungsort, dass Buffet, Kaffee und Infotische parallel aufgebaut werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Flüchtlingstreffen organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Dolmetscher, Programmpartner und Catering sollten spätestens 14 Tage vor dem Treffen bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Flüchtlingstreffen verschicken?
Verschicke die übersetzten Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist 7 Tage vor der Veranstaltung, damit Ernährung, Sprachen und Transport geplant werden können.
Wie viele Dolmetscher braucht ein Flüchtlingstreffen?
Plane mindestens eine zuständige Sprachmittlung pro benötigter Sprache und zusätzlich eine Reserve für längere Gespräche ein. Die genaue Zahl hängt von Gruppengröße, Programm und parallelen Infotischen ab; bestätige sie spätestens 14 Tage vorher.
Wann muss man die Technik für ein Flüchtlingstreffen testen?
Führe den vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Präsentationen, Ton, Mikrofone, Beamer, Leinwand, Stromanschlüsse und alle Verlängerungskabel.

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