Checklist pour organiser une réception du Nouvel An

Une réception du Nouvel An se prépare mieux en séparant les décisions à prendre longtemps à l’avance de l’installation du jour J. Cette checklist couvre les inscriptions, les besoins alimentaires, le catering, les boissons, le programme et la mise en place de la salle. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : clés, badges, vestiaire, vaisselle, glace et test du son. Suivez les étapes dans l’ordre pour éviter les achats de dernière minute et les retards à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des visiteurs
Commander le catering
Commander des boissons
Confirmer le programme et les discours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer séparément les plats diététiques
2 personnes
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer le point boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Tester la musique
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
Annoncer les discours
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Démonter le buffet et le bar
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les boissons restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Cintresqté 60
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillères à caféqté 60
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Vasesqté 8
Fleurs artificiellesqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Décoration du Nouvel An
Badges nominatifsqté 60

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balai
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription avant de commander le catering. Utilisez la liste finale des visiteurs pour compter les portions, les badges et les besoins alimentaires séparément.
Prévoyez les boissons en deux temps : faites-les refroidir avant l’arrivée des invités et gardez des glacières ou des bacs à glace pour le réassort pendant la soirée.
Emballez séparément les plats adaptés aux régimes alimentaires et identifiez-les clairement. Cette séparation évite de chercher une option spécifique au moment du buffet.
Réservez un créneau avant l’ouverture pour vérifier les clés, aérer la salle et installer le vestiaire. Les porte-manteaux et cintres sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent nécessaires dès les premières arrivées.
Testez l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant l’accueil. Gardez le programme et les discours confirmés sur un support accessible afin de ne pas interrompre la réception pour une vérification.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les au moins 4 à 6 semaines avant la réception. Fixez une date limite de réponse environ 10 à 14 jours avant l’événement, afin de confirmer le nombre de visiteurs et la commande du catering.
Combien de boissons prévoir par personne pour le Nouvel An ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure selon la durée et le type de réception. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez aussi de l’eau en quantité suffisante.
Quand commander le catering pour une réception du Nouvel An ?: Passez la commande après la clôture des inscriptions, idéalement 10 à 14 jours avant la réception. Confirmez alors le nombre de portions, les régimes particuliers et l’heure de livraison.
Que préparer le jour même avant l’arrivée des invités ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, la vaisselle, les boissons, le vestiaire et les badges. Gardez ensuite 30 minutes pour tester la musique et faire un dernier contrôle de l’entrée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.