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Neujahrsempfang organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Neujahrsempfang braucht mehr als einen reservierten Raum und ein Buffet. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reden, Getränke und den Aufbau so koordinieren, dass am Empfang selbst nichts fehlt. Plane die Vorbereitung rückwärts vom Beginn: Raum und Einladungen zuerst, Catering und Programm danach, Aufbau und Kühlung am Veranstaltungstag. Die Checkliste deckt die 42 Aufgaben und 40 benötigten Dinge des Plans in der passenden Reihenfolge ab.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste erstellen

  • Catering bestellen

  • Getränke bestellen

  • Programm und Reden bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Gerichte für spezielle Diäten separat verpacken

    2 Personen

  • Ort und Schlüssel kontrollieren

    2 Personen

  • Das Aufbauteam einweisen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Getränkestation bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische im Blick behalten

    2 Personen

  • Reden ankündigen

  • Abfall zwischendurch entfernen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Buffet und Bar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 60
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 70
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierbretterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiskühlerAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • VasenAnz. 8
  • KunstblumenAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • Neujahrsdekoration
  • NamensschilderAnz. 60

Reinigung

  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Raum, Schlüsselübergabe und Aufbauzeiten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Prüfe am Vortag noch einmal, ob Tische, Stühle, Buffetische und Kleiderständer tatsächlich vor Ort sind.
  • Setze für Rückmeldungen einen festen Termin, etwa 10 bis 14 Tage vor dem Empfang. Übertrage danach Namen, Absagen und Ernährungswünsche in eine aktuelle Besucherliste und gib Sonderkost separat an das Catering weiter.
  • Bestelle Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Plane die Lieferung oder den Einkauf mindestens 3 Tage vorher und stelle Wasser, Wein und alkoholfreie Getränke rechtzeitig kalt. Für den Aufbau brauchst du außerdem Kühlboxen oder Eiskühler, falls kein Kühlschrank verfügbar ist.
  • Lege Reden, Musik und Technik spätestens am Vortag fest. Teste Bluetooth-Lautsprecher, Verlängerungskabel und Mikrofon beziehungsweise Abspielgerät vor dem Einlass und halte die Reihenfolge der Programmpunkte schriftlich bereit.
  • Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Empfang. Lüfte zuerst den Raum, stelle dann Tische und Stühle auf und richte Buffet, Kaffee- und Getränkestation ein; Namensschilder, Garderobenbügel und Abfallbehälter werden sonst leicht bis zum Schluss vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Catering, Getränke und Programm sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin abgestimmt sein.
Wann sollte man die Einladungen zum Neujahrsempfang verschicken?
Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vorher und setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Empfang. So bleiben noch einige Tage für Besucherliste, Sonderkost und die endgültige Cateringmenge.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Neujahrsempfang?
Plane mindestens 2 Stunden für Lüften, Möbel, Buffet, Getränkestation, Dekoration und Technik ein. Wenn der Raum noch nicht vorbereitet ist oder Schlüssel und Mobiliar von mehreren Personen kommen, sind 3 Stunden sicherer.
Wann müssen Getränke und Catering bestellt werden?
Bestelle Catering und Getränke etwa 2 bis 3 Wochen vorher, sobald die erwartete Gästezahl feststeht. Kaufe frische Ergänzungen und Eis spätestens am Vortag und kühle die Getränke mehrere Stunden vor dem Einlass.

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