Checklist para organizar tu recepción de Año Nuevo
Una recepción de Año Nuevo necesita más coordinación que una cena normal: hay que controlar invitados, dietas, bebidas, discursos y el montaje del espacio. Empieza reservando el lugar y cerrando la lista de visitantes; después confirma el catering y el programa. El día del evento, calcula al menos dos horas para colocar mesas, buffet, bebidas, café, decoración y guardarropa. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar a la medianoche sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de visitantes
Pedir el catering
Pedir bebidas
Confirmar el programa y los discursos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar por separado los platos de dieta
2 personas
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
Instruir al equipo de montaje
Ventilar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar el punto de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Probar la música
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener el buffet y las mesas
2 personas
Anunciar los discursos
Retirar la basura de vez en cuando
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar las bebidas sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 60
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharillascant. 60
- Tablas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servircant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Enfriadores para hielocant. 4
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Jarronescant. 8
- Flores artificialescant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Decoración de Año Nuevo
- Tarjetas de nombrecant. 60
Limpieza
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Entrega los platos especiales por separado y etiquétalos antes de montar el buffet.
- Pide el catering y las bebidas con una semana de margen. Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y reserva espacio suficiente para enfriarlas.
- Programa el montaje con al menos 2 horas de antelación. Comprueba antes las llaves, la ubicación, los enchufes, los alargadores y las regletas.
- Monta la entrada y el guardarropa antes de que lleguen los invitados. Ten preparados percheros, perchas, tarjetas con nombres y una papelera en la zona de recepción.
- Prueba el altavoz y la música 60 minutos antes del inicio, y confirma de nuevo los discursos y el programa ese mismo día. Así puedes corregir cables, volumen o cambios de última hora sin interrumpir la bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Pide la confirmación y las preferencias dietéticas como máximo 7 días antes para poder cerrar la lista y encargar el catering.
- ¿Cuánta bebida necesito para una recepción de Año Nuevo?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el servicio. Enfría las bebidas varias horas antes y deja las neveras portátiles y los enfriadores listos antes del montaje.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una recepción de Año Nuevo?
- Reserva al menos 2 horas para colocar mesas y sillas, montar el buffet, preparar el café, la vajilla, las bebidas, la decoración y el guardarropa. Añade 30 minutos si el equipo todavía tiene que recibir instrucciones.
- ¿Cuándo debo confirmar el programa y los discursos?
- Confírmalos 48 horas antes y vuelve a revisarlos el mismo día. Prueba la música y el altavoz al menos 60 minutos antes de recibir a los invitados, incluyendo cables y conexiones eléctricas.
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