Checklist pour organiser un quiz de pub
Un quiz de pub réussi repose autant sur la préparation des questions que sur la technique et l’accueil des équipes. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver le lieu, construire les manches, préparer les supports, puis installer et tester le matériel. Prévoyez aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, les feuilles de score et les lots. Les derniers contrôles se font le jour même, avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir les thèmes et les manches du quiz
2 personnes
Rassembler les questions et réponses
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les équipes et la répartition des tables
2 personnes
Relire les questions du quiz
2 personnes
Préparer les réponses et les feuilles de score
Sélectionner des extraits musicaux
Préparer une présentation avec questions
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Confirmer les réservations
Acheter les prix
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Enregistrer les fichiers du quiz hors ligne
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Numéroter les tables
2 personnes
Brancher l'équipement
2 personnes
Tester le son et l’image
2 personnes
Préparer le matériel du quiz
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Accompagner les équipes aux tables
2 personnes
Expliquer les règles et le programme
Présenter les manches du quiz
Récupérer les copies-réponses
2 personnes
Vérifier les réponses
4 personnes
Suivre les scores
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Annoncer la pause
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
Vérifier les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Verres à boireqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 6
- Pichets de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Micro sans fil
- Câble HDMI
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Cliqueur de présentation
- Bourdons de quizqté 8
- Machine à café
- Glacièresqté 3
Papeterie
- Formulaires de réponseqté 100
- Feuilles de scoreqté 20
- Stylos à billeqté 60
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
- Cartes de numéros de tableqté 8
- Étiquettes nominativesqté 60
- Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Décoration
- Bannière de pubquiz
- Décorations de tableqté 8
Catering
- Prixqté 3
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balais à main et pellesqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Conseils
- Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance : il faut ensuite confirmer les tables, les chaises, l’écran, le vidéoprojecteur et la sonorisation.
- Terminez les questions et les réponses au moins 7 jours avant la soirée. Relisez chaque manche, vérifiez les réponses acceptées et préparez une version hors ligne de la présentation.
- Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez ces réponses pour former les équipes et répartir les tables sans improviser à l’accueil.
- Prévoyez les feuilles de réponse, les feuilles de score, les stylos et les numéros de table en fonction du nombre d’équipes, avec au moins 10 % de formulaires et de stylos en réserve.
- Ouvrez le lieu 2 heures avant le début. Installez les tables, branchez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le micro, puis testez le son, l’image et les extraits musicaux avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un quiz de pub ?
- Comptez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, fixer le format et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser les questions, les équipes, les achats et les tests techniques.
- Combien de questions prévoir pour un quiz de pub ?
- Prévoyez généralement 5 à 8 manches de 8 à 10 questions, soit 40 à 80 questions au total. Ajoutez quelques questions de remplacement au cas où une réponse serait contestée ou qu’une manche durerait moins longtemps.
- Quand préparer les équipes et les feuilles de score ?
- Préparez la répartition des équipes et des tables 2 à 3 jours avant le quiz, une fois les inscriptions presque closes. Imprimez les feuilles de score et les formulaires de réponse au plus tard la veille.
- Quand tester le matériel pour un quiz de pub ?
- Faites un premier test complet au moins 24 heures avant, puis un second test sur place 1 à 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment le câble HDMI, les rallonges, les multiprises, le son, l’image et la lecture hors ligne.
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