Pubquiz organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een pubquiz organiseren lukt vooral als je de inhoud en techniek niet tot de laatste avond laat liggen. Leg eerst datum, locatie en rondes vast, verzamel daarna de vragen en verwerk de aanmeldingen. Maak teams en tafelindeling uiterlijk een paar dagen vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te stellen en te testen. Reken extra tijd voor de presentatie, muziekfragmenten, scorebladen en een offline kopie van alle quizbestanden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Quizthema's en rondes bepalen
2 personen
Vragen en antwoorden verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams en tafelindeling maken
2 personen
Quizvragen redigeren
2 personen
Antwoorden en scorebladen maken
Muziekfragmenten selecteren
Presentatie met vragen maken
Presentatie technisch testen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Prijzen inkopen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Quizbestanden offline opslaan

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels nummeren
2 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Geluid en beeld testen
2 personen
Quizmaterialen klaarleggen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams naar tafels begeleiden
2 personen
Spelregels en programma uitleggen
Quizrondes presenteren
Antwoordbladen innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
4 personen
Scores bijhouden
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Pauze aankondigen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
Verloren voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8

Servies

Drinkglazenaantal 60
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveertraysaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
HDMI-kabel
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
Quizbellenaantal 8
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3

Stationery

Antwoordformulierenaantal 100
Scoreformulierenaantal 20
Balpennenaantal 60
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 6
Tafelnummerkaartenaantal 8
Naamstickersaantal 60
Plakbandrollenaantal 4

Decoratie

Pubquizbanner
Tafeldecoratiesaantal 8

Catering

Prijzenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegers en blikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Plan de inhoud ruim vooraf: bepaal eerst de quizthema’s en rondes, verzamel daarna vragen en antwoorden en redigeer alles voordat je de presentatie maakt. Zo voorkom je dubbele vragen of ontbrekende antwoorden.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de quiz, zodat je teams, tafelindeling en dieetwensen kunt verwerken. Print daarna de antwoord- en scoreformulieren en maak voor elke tafel een nummerkaart.
Test techniek niet pas bij de start. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon vooraf aan en controleer ook HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen.
Sla de presentatie en geluidsfragmenten offline op de laptop op. Controleer de muziekfragmenten één voor één en houd een plan achter de hand voor een ronde zonder beeld of geluid.
Koel dranken vóór de gasten binnenkomen en zet hapjes, glazen, koffiemokken, borden en bestek klaar. Leg ook balpennen, plakband, whiteboardmarkers en quizbellen op een vaste plek bij de quiztafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pubquiz organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Stuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk enkele dagen voor de quiz de teams, tafelindeling en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel rondes heeft een pubquiz?: Plan meestal 6 tot 8 rondes, afhankelijk van de totale speelduur. Neem per ronde ongeveer 10 tot 15 minuten op, inclusief uitleg, invullen en nakijken.
Wanneer moet ik de pubquizvragen klaar hebben?: Zorg dat vragen en antwoorden minimaal 1 week vooraf verzameld en geredigeerd zijn. Maak daarna de presentatie, scoreformulieren en eventuele muziekfragmenten en test alles uiterlijk 1 dag van tevoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een pubquiz op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, tafelnummerkaarten, apparatuur en drankjes. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige beeld- en geluidstest voordat de eerste deelnemers starten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.