Organiser une première de théâtre sans rien oublier

Une première de théâtre se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, la salle et les horaires, puis le public, la presse et la technique. Prévoyez ensuite le catering, les programmes, les badges et l’accueil. La répétition technique permet de vérifier le son, la lumière, les accessoires et les costumes avant l’arrivée des invités. Ce plan vous aide à coordonner les 87 tâches et les 80 éléments nécessaires, sans découvrir un problème le soir de la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de la première
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
3
Confirmer les horaires du spectacle
2 personnes
4
Déterminer la capacité et la configuration de la salle
2 personnes
5
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir la billetterie
2 personnes
9
Établir la liste de presse
2 personnes
10
Envoyer les invitations presse
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Réserver le catering
2 personnes
14
Confirmer le photographe
2 personnes
15
Élaborer le programme de la soirée
2 personnes
16
Mettre en page le programme
2 personnes
17
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
19
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
20
Vérifier le plan d’éclairage
2 personnes
21
Vérifier le plan de sonorisation
2 personnes
22
Inventorier les éléments de décor
2 personnes
23
Vérifier les costumes
2 personnes
24
Vérifier les accessoires
2 personnes
25
Planifier la répétition technique
2 personnes
26
Répartir les accompagnateurs du public
2 personnes
27
Calculer les quantités de catering
2 personnes
28
Vérifier la liste des courses
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
31
Nettoyer la salle
3 personnes
32
Nettoyer le foyer
2 personnes
33
Monter la décoration
4 personnes
34
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
35
Installer les sièges du public
4 personnes
36
Installer les tables dans le foyer
3 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Installer l’éclairage
2 personnes
39
Installer l’équipement sonore
2 personnes
40
Tester les microphones
2 personnes
41
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
42
Installer les accessoires
2 personnes
43
Préparer les costumes
2 personnes
44
Déballer le traiteur
3 personnes
45
Mettre les boissons au frais
2 personnes
46
Préparer les en-cas
3 personnes
47
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
48
Préparer les livrets de programme
2 personnes
49
Briefing des accompagnateurs du public
6 personnes
50
Briefing de la distribution et de l’équipe technique
8 personnes

Événement

51
Accueillir les invités
4 personnes
52
Vérifier les billets
3 personnes
53
Distribuer les programmes
2 personnes
54
Gérer le vestiaire
2 personnes
55
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
56
Accompagner le public à la salle
4 personnes
57
Lancer le spectacle
2 personnes
58
Gérer la lumière et le son
2 personnes
59
Changer les accessoires
2 personnes
60
Préparer les boissons de pause
3 personnes
61
Servir les en-cas de pause
3 personnes
62
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
63
Reconduire le public dans la salle
4 personnes
64
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
65
Animer le débriefing
3 personnes
66
Servir les amuse-bouches
3 personnes
67
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
68
Gérer les photos de presse
2 personnes
69
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
70
Accompagner les derniers invités
3 personnes

Suivi

71
Ranger le service traiteur
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
2 personnes
74
Nettoyer le foyer
3 personnes
75
Ranger les chaises du public
3 personnes
76
Démonter le décor
4 personnes
77
Emballer les accessoires
2 personnes
78
Emballer les costumes
2 personnes
79
Démonter l’éclairage
2 personnes
80
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
81
Inventorier le matériel
2 personnes
82
Retourner les matériels
2 personnes
83
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
84
Rassembler les photos et le matériel de presse
2 personnes
85
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
86
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
87
Gérer les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 110
Tables bistrotqté 12
Tables d’accueilqté 2
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Tabouretsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Rideaux de théâtreqté 4
Chemins de table bordeauxqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 2
Arches de ballonsqté 2
Bougies décorativesqté 20

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Torchons de cuisineqté 12
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Théâtre

Panneaux décoratifsqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tables pour les décorsqté 3
Caisses de accessoiresqté 6
Portants à costumesqté 4
Housses à vêtementsqté 40
Miroirs de costumeqté 2
Miroirs de maquillageqté 4
Kits de maquillageqté 4
Panneaux de séparation pliantsqté 4
Ruban gafferqté 8
Ruban de marquageqté 6
Épingles de sûretéqté 2
Kits de coutureqté 2

Matériel d'impression

Brochures du programmeqté 120
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 120
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Listes de contrôle des billetsqté 6
Panneaux d’orientationqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Passe-câblesqté 10
Tapis antidérapantsqté 6
Gilets de sécuritéqté 6
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Bloquez la date et la salle avant d’ouvrir la billetterie. Confirmez aussi la capacité et la configuration des sièges, car elles déterminent le nombre de billets disponibles et l’organisation de l’accueil.
Envoyez les invitations suffisamment tôt pour traiter les réponses, les besoins alimentaires et les demandes de la presse. Faites une relance au plus tard 7 jours avant la première afin d’obtenir un nombre fiable de participants.
Planifiez une répétition technique distincte de la répétition artistique. Testez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les câbles, les rallonges et les projecteurs LED dans la configuration réelle de la salle.
Préparez les éléments visibles de l’accueil avant le jour J : panneau d’entrée, tables d’accueil, badges nominatifs et livrets de programme imprimés. Gardez une réserve de programmes et de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Verrouillez le déroulé de la soirée avec le catering, le photographe, le cast et l’équipe. Précisez l’heure d’arrivée, le moment des photos, le service des boissons et la transition entre la représentation et l’accueil, car ces détails sont souvent réglés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une première de théâtre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer le cast et l’équipe, ouvrir la billetterie, inviter la presse et planifier la répétition technique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une première de théâtre ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la représentation. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant afin de finaliser les sièges, le catering et les besoins alimentaires.
Quand organiser la répétition technique ?: Organisez-la dans les 24 à 48 heures précédant la première, ou le jour même si la salle le permet. Réservez au minimum 2 heures pour tester le son, l’éclairage, les micros, les accessoires et les changements de décor.
Combien de programmes imprimer pour une première de théâtre ?: Imprimez le nombre de billets confirmés, augmenté de 10 %. Pour 100 spectateurs attendus, prévoyez donc environ 110 livrets afin de couvrir les invités supplémentaires et les exemplaires abîmés.

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