Checklist para organizar un estreno teatral sin olvidar nada

Un estreno teatral combina producción, recepción del público y coordinación técnica en una sola noche. Empieza fijando la fecha, reservando la sala y confirmando los horarios; después organiza reparto, entradas, prensa y catering. Durante las semanas previas tendrás que cerrar el programa, los materiales impresos, el vestuario y el atrezzo. La comprobación técnica no debe quedar para el mismo día: sonido, iluminación, cables y equipos necesitan una prueba completa antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del estreno
2 personas
Reservar la sede y la sala
2 personas
Confirmar los horarios de la función
2 personas
Determinar capacidad y distribución de la sala
2 personas
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Elaborar la lista de prensa
2 personas
Enviar invitaciones a la prensa
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Confirmar fotógrafo
2 personas
Preparar el programa de la noche
2 personas
Maquetar el programa
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Comprobar el plan de iluminación
2 personas
Comprobar el plan de sonido
2 personas
Inventariar los elementos decorativos
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Comprobar los atrezos
2 personas
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Asignar acomodadores de público
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar entradas y lista de invitados
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar el foyer
2 personas
Montar la decoración
4 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar mesas en el foyer
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Desembalar el catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Briefing para los guías de público
6 personas
Briefing para el elenco y el equipo
8 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Guiar al público al recinto
4 personas
Empezar la actuación
2 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Cambiar los atrezos
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
4 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Moderación de la charla posterior
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar fotos de prensa
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Despedir a los últimos invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el foyer
3 personas
Recoger las sillas del público
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Empaquetar los accesorios
2 personas
Empaquetar disfraces
2 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recopilar facturas y recibos
2 personas
Reunir fotos y material de prensa
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 110
Mesas bistrocant. 12
Mesas de recepcióncant. 2
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Taburetescant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Pantalla de presentación

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas de emergenciacant. 4

Decoración

Telones de teatrocant. 4
Manteles camino color burdeoscant. 12
Arreglos floralescant. 6
Cartel de entrada
Atriles para programascant. 2
Arcos de globoscant. 2
Velas decorativascant. 20

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Platos para postrecant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Placas de induccióncant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Paños de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Papelelerascant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Teatro

Paneles decorativoscant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas de utileríacant. 3
Cajas de atrezzocant. 6
Percheros para disfracescant. 4
Fundas para ropacant. 40
Espejos de vestuariocant. 2
Espejos de maquillajecant. 4
Kits de maquillajecant. 4
Biombos plegablescant. 4
Cinta gaffercant. 8
Cinta de marcadocant. 6
Imperdiblescant. 2
Kits de costuracant. 2

Material impreso

Programascant. 120
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 120
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Listas de control de entradascant. 6
Carteles de rutacant. 8

Seguridad

Linternascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Chalecos reflectantescant. 6
Mantas ignífugascant. 2

Consejos

Reserva la sala y confirma su capacidad antes de abrir la venta de entradas. La distribución de los asientos, la recepción y los percheros puede cambiar el aforo real.
Programa el ensayo técnico con tiempo suficiente para probar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos LED, cables y regletas en la configuración definitiva.
Envía las invitaciones a prensa después de cerrar los horarios de la función y prepara una lista de seguimiento. Así sabrás quién ha confirmado antes del estreno.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el catering varios días antes. Incluye una cifra final de asistentes, prensa y equipo.
Maqueta e imprime el programa cuando el reparto, el orden de la noche y los créditos estén cerrados. Prepara también las tarjetas con nombres y el cartel de entrada antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo empezar a organizar un estreno teatral?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la sala, confirmar el reparto y abrir la venta de entradas. Deja las dos últimas semanas para prensa, catering, programa y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un estreno teatral?: Envía las invitaciones al público entre 3 y 4 semanas antes. Las invitaciones a prensa conviene enviarlas entre 2 y 3 semanas antes, con el horario confirmado y un contacto para las acreditaciones.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo técnico?: Hazlo entre 3 y 7 días antes del estreno y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba sonido, iluminación, presentación, micrófonos y todos los cables con el equipo que se usará en la función.
¿Cuántos programas y tarjetas con nombres necesito imprimir?: Prepara un programa por asistente previsto y añade un 10 % extra; para 100 personas serían 110 ejemplares. Imprime las tarjetas con nombres según la lista confirmada y deja entre 5 y 10 unidades de reserva.

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