Theaterpremière organiseren: checklist en planning

Een theaterpremière vraagt meer dan een voorstelling die op tijd begint. Je regelt tegelijk de zaal, cast en crew, kaartverkoop, pers, ontvangst, techniek en catering. Begin met de premièredatum en locatie en werk daarna terug naar de repetities, uitnodigingen en drukwerk. Plan in de laatste week een technische controle en verzamel dieetwensen en aanmeldingen op één plek. Deze checklist helpt je zien wat eerst moet en welke details vaak pas op de speeldag worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Premièredatum vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
2 personen
Voorstellingstijden bevestigen
2 personen
Capaciteit en zaalindeling bepalen
2 personen
Cast en crew bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Perslijst samenstellen
2 personen
Persuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf bevestigen
2 personen
Programma van de avond maken
2 personen
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Technische wensen controleren
2 personen
Lichtplan controleren
2 personen
Geluidsplan controleren
2 personen
Decorstukken inventariseren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Rekwisieten controleren
2 personen
Technische repetitie plannen
2 personen
Publieksbegeleiders indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Tickets en gastenlijst controleren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Foyer schoonmaken
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels in de foyer plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Catering uitpakken
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Briefing publieksbegeleiders
6 personen
Briefing cast en crew
8 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
4 personen
Voorstelling starten
2 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Rekwisieten wisselen
2 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
4 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Nagesprek begeleiden
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Persfoto's begeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Publieksstoelen opruimen
3 personen
Decor afbreken
4 personen
Rekwisieten inpakken
2 personen
Kostuums inpakken
2 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
2 personen
Foto's en persmateriaal verzamelen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 110
Bistrotafelsaantal 12
Ontvangsttafelsaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatiescherm

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Theaterdoekenaantal 4
Bordeauxrode tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Entreebord
Programmastandaardsaantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Decoratieve kaarsenaantal 20

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Gebaksbordenaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Theater

Decorpanelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Rekwisietentafelsaantal 3
Rekwisietenkistenaantal 6
Kostuumrekkenaantal 4
Kledinghoezenaantal 40
Kostuumspiegelsaantal 2
Make-upspiegelsaantal 4
Make-upsetsaantal 4
Opvouwbare kamerschermenaantal 4
Gaffer tapeaantal 8
Markeertapeaantal 6
Veiligheidsspeldenaantal 2
Naaikitsaantal 2

Printmateriaal

Programmaboekjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 120
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Ticketchecklijstenaantal 6
Routebordjesaantal 8

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Antislipmattenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 6
Brandblusdekensaantal 2

Tips

Leg de zaalindeling vroeg vast. Controleer of publieksstoelen, ontvangsttafels, garderoberekken en eventuele bistrotafels passen zonder gangen, nooduitgangen of zichtlijnen te blokkeren.
Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, voorstellingstijden en zaalindeling definitief zijn. Houd daarna dagelijks de aanmeldingen bij, zodat catering en naamkaartjes niet op de laatste avond hoeven te worden aangepast.
Plan de technische repetitie uiterlijk in de laatste week vóór de première. Test dan niet alleen licht en geluid, maar ook draadloze microfoons, mengpaneel, audiokabels, verlengkabels en presentatiescherm.
Tel programmaboekjes, naamkaartjes en drukwerk op basis van de verwachte bezoekers plus een kleine reserve. Leg programmastandaards en het entreebord vooraf klaar; ze worden vaak pas tijdens de ontvangst gezocht.
Maak een apart ontvangstschema voor pers, cast, crew en publiek. Controleer vóór opening de garderobe, noodlampen, sfeerverlichting, glazen en catering, zodat de foyer niet onbeheerd blijft terwijl de voorstelling begint.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een theaterpremière versturen?: Verstuur publieks- en persuitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de première. Sluit de eerste aanmeldingsronde ongeveer 10 tot 14 dagen voor de voorstelling en bevestig daarna dieetwensen en aanwezigheid.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische repetitie?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor een technische repetitie met licht, geluid, microfoons en presentatiescherm. Reserveer extra tijd als decor, kostuums of rekwisieten voor het eerst in de zaal worden getest.
Hoeveel programmaboekjes moet ik drukken voor een theaterpremière?: Neem het verwachte aantal bezoekers als basis en druk ongeveer 10 procent extra. Bij 100 verwachte gasten kom je dus uit op circa 110 programmaboekjes, zodat late bevestigingen en beschadigde exemplaren zijn opgevangen.
Wanneer moet catering voor een theaterpremière geregeld zijn?: Reserveer catering uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en geef het definitieve aantal gasten 7 tot 10 dagen voor de première door. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, niet pas bij de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.