La checklist pour organiser une semaine de travail

Une semaine de travail réussie repose sur un enchaînement précis : cadrer le programme, confirmer les participants, réserver les lieux et préparer chaque groupe. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations. Les derniers jours servent surtout à vérifier le transport, le matériel pédagogique, les salles et la technique. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du premier jour.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme de la semaine de travail
3 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Répartir les groupes
3 personnes
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Confirmer le transport
Rassembler les missions de travail
3 personnes
Photocopier le matériel de cours
2 personnes
Composer les feuilles de travail
2 personnes
Distribuer les déroulés
2 personnes
Attribuer les salles
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Préparer les salles
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel par groupe
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les groupes vers les salles
5 personnes
Distribuer les consignes de travail
5 personnes
Encadrer les ateliers
8 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Encadrer le programme de l’après-midi
8 personnes
Rassembler les travaux réalisés
4 personnes
Superviser la clôture de la journée
3 personnes
Ranger le matériel du jour
4 personnes
Laisser les espaces de travail propres
5 personnes
Répéter le programme de la journée
2 personnes
Distribuer le matériel de groupe
4 personnes
Encadrer les missions du projet
8 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Encadrer les activités de l’après-midi
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les résultats intermédiaires
4 personnes
Nettoyer les espaces de travail
5 personnes
Préparer les présentations
6 personnes
Animer les présentations
6 personnes
Gérer les pauses
3 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
3 personnes
Préparer les présentations finales
5 personnes
Animer les présentations finales
7 personnes
Servir le déjeuner et les boissons
5 personnes
Aménager l’espace d’exposition
5 personnes
Exposer les travaux
6 personnes
Animer la réunion de clôture
4 personnes
Remettre les certificats
3 personnes

Suivi

Trier les matériaux restants
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer les locaux
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les courses non utilisées
2 personnes
Traiter le décompte final
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Bureauxqté 8
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 45
Assiettes creusesqté 10
Tassesqté 45
Verres à boireqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 8
Saladiers de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 15
Clés USBqté 8
Laminatrice
Pochettes à plastifierqté 100

Matériel scolaire

Blocs-notesqté 40
Stylosqté 60
Crayonsqté 40
Gommesqté 40
Règlesqté 40
Marqueursqté 12
Marqueursqté 24
Crayons de couleurqté 12
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Papierqté 1000
Papier de couleurqté 500
Feuilles de cartonqté 100
Ruban adhésifqté 12
Post-itqté 24
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Blocs pour chevaletqté 6
Badges nominatifsqté 45
Presse-papiersqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Guirlandes en papierqté 8
Nappesqté 6
Ballonsqté 60
Panneaux de flèchesqté 12
Panneaux de présentationqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et la liste des participants au moins 4 à 6 semaines avant le début. Vous pourrez ensuite répartir les groupes et affecter les accompagnateurs sur des informations confirmées.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la semaine de travail. Demandez en même temps les besoins alimentaires et vérifiez les formulaires d’autorisation pour éviter les relances de dernière minute.
Confirmez les réservations et le transport 2 semaines avant le départ, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant. Vérifiez les horaires, les points de rendez-vous et le nombre réel de participants.
Préparez les missions, feuilles de travail et déroulés au plus tard 3 jours avant. Prévoyez une version par groupe et quelques exemplaires supplémentaires pour les pertes ou les changements de dernière minute.
La veille, installez les tables, chaises et porte-manteaux, préparez le matériel par groupe et testez les ordinateurs, le vidéoprojecteur et les haut-parleurs. Gardez aussi les courses, le café et le thé prêts avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une semaine de travail ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de finaliser le programme, les inscriptions, les autorisations, les réservations et le transport sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une semaine de travail ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le début, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de composer les groupes.
Quand préparer le matériel pédagogique ?: Rassemblez les missions et composez les feuilles de travail 3 à 5 jours avant. Faites les photocopies au plus tard la veille et répartissez le matériel par groupe avant l’accueil.
Quand tester la technique et préparer les salles ?: Testez la technique et vérifiez le matériel la veille, puis installez les salles le même jour si elles sont disponibles. Gardez 30 minutes le matin pour un dernier contrôle des connexions, des câbles et de la disposition des tables.

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