Checklist para organizar una semana laboral

Organizar una semana laboral requiere coordinar personas, contenidos, espacios y comidas sin dejar decisiones para el último día. Empieza por cerrar el programa y la lista de participantes; después gestiona inscripciones, preferencias dietéticas y autorizaciones. Con los grupos y acompañantes definidos, confirma reservas, transporte y salas. Durante la última semana, prepara los materiales por grupo, prueba la tecnología y deja listos los espacios, el café y la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el programa de la semana laboral
3 personas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los formularios de autorización
2 personas
Distribuir en grupos
3 personas
Asignar acompañantes a los grupos
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Confirmar el transporte
Recoger las tareas de trabajo
3 personas
Copiar materiales didácticos
2 personas
Preparar hojas de trabajo
2 personas
Repartir los guiones
2 personas
Asignar salas
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Preparar los espacios
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar los materiales por grupo
3 personas
Colgar la decoración
2 personas

Evento

Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Acompañar a los grupos a las aulas
5 personas
Repartir las tareas de trabajo
5 personas
Guiar talleres
8 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
Servir el almuerzo
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Acompañar el programa de la tarde
8 personas
Recopilar resultados del trabajo
4 personas
Coordinar el cierre del día
3 personas
Guardar los materiales del día
4 personas
Dejar las áreas de trabajo limpias
5 personas
Repetir el programa del día
2 personas
Repartir el material por grupos
4 personas
Coordinar los encargos del proyecto
8 personas
Servir el almuerzo
5 personas
Coordinar actividades de la tarde
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los resultados provisionales
4 personas
Limpiar las zonas de trabajo
5 personas
Preparar presentaciones
6 personas
Coordinar presentaciones
6 personas
Gestionar los descansos
3 personas
Servir el almuerzo
5 personas
Repartir formularios de feedback
3 personas
Preparar las presentaciones finales
5 personas
Acompañar las presentaciones finales
7 personas
Servir el almuerzo y las bebidas
5 personas
Montar el espacio de exposición
5 personas
Exponer las obras
6 personas
Coordinar la ceremonia de clausura
4 personas
Repartir certificados
3 personas

Seguimiento

Clasificar los materiales sobrantes
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar los locales
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver la compra no utilizada
2 personas
Procesar el ajuste final
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 40
Escritorioscant. 8
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 6

Vajilla

Platoscant. 45
Platos hondoscant. 10
Tazascant. 45
Vasoscant. 50
Tenedorescant. 50
Cuchilloscant. 50
Cucharascant. 50
Cucharonescant. 8
Cuencos de serviciocant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejascant. 12
Jarras medidorascant. 3
Guantes de hornocant. 4
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Portátilescant. 12
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadorescant. 15
Memorias USBcant. 8
Laminadora
Fundas para plastificarcant. 100

Material escolar

Bloc de notascant. 40
Bolígrafoscant. 60
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 40
Reglascant. 40
Rotuladorescant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 24
Lápices de colorescant. 12
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Papelcant. 1000
Papel de colorescant. 500
Hojas de cartóncant. 100
Cinta adhesivacant. 12
Post-itscant. 24
Rotuladores para pizarra blancacant. 24
Bloc de rotafoliocant. 6
Tarjetas de nombrecant. 45
Portapapelescant. 12

Decoración

Banderinescant. 6
Guirnaldas de papelcant. 8
Mantelescant. 6
Globoscant. 60
Señales de flechascant. 12
Paneles de presentacióncant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobillacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y la lista de participantes con al menos 3 semanas de antelación. Ese margen permite gestionar inscripciones, autorizaciones y preferencias dietéticas sin rehacer los grupos.
Confirma grupos, acompañantes, salas, reservas y transporte entre 10 y 14 días antes. Guarda una versión única del horario para repartirla a todas las personas responsables.
Prepara los materiales por grupo, las hojas de trabajo, los guiones y las copias entre 3 y 5 días antes. Etiquetar cada lote evita buscar documentos cuando empiece cada sesión.
Haz una prueba completa de portátiles, proyector, pantallas y altavoces al menos 24 horas antes. Comprueba también que cada sala tenga mesas, sillas y los materiales asignados.
Recoge la compra el día anterior y organiza el café y el té antes de la llegada del grupo. Calcula una taza por persona para la primera pausa y deja vasos, tazas y vajilla accesibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una semana laboral?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva los primeros días para el programa, participantes e inscripciones; deja la preparación de salas y materiales para los últimos 3 a 5 días.
¿Cuándo hay que confirmar el transporte y las reservas?: Confirma ambos entre 10 y 14 días antes de comenzar. Vuelve a verificar horarios, número de personas y puntos de salida 48 horas antes.
¿Cuándo se preparan los materiales de una semana laboral?: Prepara copias, hojas de trabajo, guiones y lotes por grupo entre 3 y 5 días antes. Haz una revisión final el día anterior para detectar faltantes.
¿Cuánto café y té se necesita para una semana laboral?: Para la primera pausa, calcula 1 taza por persona y añade aproximadamente un 10 % de margen. Revisa después de cada jornada cuánto se consume para ajustar las siguientes compras.

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