Organiser une semaine de travail, étape par étape

Une semaine de travail se prépare d’abord sur le papier, puis dans les salles. Commencez par fixer le programme, les participants et les besoins alimentaires avant de réserver le transport, les espaces et les repas. Ensuite, répartissez les groupes, préparez les missions et le matériel de cours, puis vérifiez la technique et l’aménagement. Prévoyez une dernière vérification 24 à 48 heures avant l’arrivée : c’est souvent à ce moment que manquent les autorisations, les badges ou le matériel d’un groupe.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme de la semaine de travail
3 personnes
2
Établir la liste des participants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
7
Répartir les groupes
3 personnes
8
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
9
Faire les réservations
2 personnes
10
Confirmer le transport
11
Rassembler les missions de travail
3 personnes
12
Photocopier le matériel de cours
2 personnes
13
Composer les feuilles de travail
2 personnes
14
Distribuer les déroulés
2 personnes
15
Attribuer les salles
2 personnes
16
Commander les courses
2 personnes
17
Tester la technique
2 personnes
18
Vérifier le matériel
3 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Récupérer les courses
2 personnes
21
Préparer les salles
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Préparer le matériel par groupe
3 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Enregistrer les participants
3 personnes
28
Distribuer les badges
2 personnes
29
Présenter le programme
2 personnes
30
Accompagner les groupes vers les salles
5 personnes
31
Distribuer les consignes de travail
5 personnes
32
Encadrer les ateliers
8 personnes
33
Servir les boissons de la pause
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
36
Servir le déjeuner
5 personnes
37
Servir les repas diététiques
2 personnes
38
Encadrer le programme de l’après-midi
8 personnes
39
Rassembler les travaux réalisés
4 personnes
40
Superviser la clôture de la journée
3 personnes
41
Ranger le matériel du jour
4 personnes
42
Laisser les espaces de travail propres
5 personnes
43
Répéter le programme de la journée
2 personnes
44
Distribuer le matériel de groupe
4 personnes
45
Encadrer les missions du projet
8 personnes
46
Servir le déjeuner
5 personnes
47
Encadrer les activités de l’après-midi
8 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vérifier les résultats intermédiaires
4 personnes
50
Nettoyer les espaces de travail
5 personnes
51
Préparer les présentations
6 personnes
52
Animer les présentations
6 personnes
53
Gérer les pauses
3 personnes
54
Servir le déjeuner
5 personnes
55
Distribuer les formulaires de feedback
3 personnes
56
Préparer les présentations finales
5 personnes
57
Animer les présentations finales
7 personnes
58
Servir le déjeuner et les boissons
5 personnes
59
Aménager l’espace d’exposition
5 personnes
60
Exposer les travaux
6 personnes
61
Animer la réunion de clôture
4 personnes
62
Remettre les certificats
3 personnes

Suivi

63
Trier les matériaux restants
4 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Nettoyer les locaux
6 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Retourner les courses non utilisées
2 personnes
71
Traiter le décompte final
2 personnes
72
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Bureauxqté 8
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 45
Assiettes creusesqté 10
Tassesqté 45
Verres à boireqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 8
Saladiers de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 15
Clés USBqté 8
Laminatrice
Pochettes à plastifierqté 100

Matériel scolaire

Blocs-notesqté 40
Stylosqté 60
Crayonsqté 40
Gommesqté 40
Règlesqté 40
Marqueursqté 12
Marqueursqté 24
Crayons de couleurqté 12
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Papierqté 1000
Papier de couleurqté 500
Feuilles de cartonqté 100
Ruban adhésifqté 12
Post-itqté 24
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Blocs pour chevaletqté 6
Badges nominatifsqté 45
Presse-papiersqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Guirlandes en papierqté 8
Nappesqté 6
Ballonsqté 60
Panneaux de flèchesqté 12
Panneaux de présentationqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la semaine prévue par le programme, la liste des participants et les invitations. Gardez une date limite d’inscription afin de connaître assez tôt les groupes et les besoins alimentaires.
Traitez les inscriptions avant de réserver définitivement le transport et les salles. Vérifiez pour chaque participant les autorisations nécessaires, les contraintes alimentaires et le groupe attribué.
Préparez les missions, les feuilles de travail et les déroulés au moins 7 jours à l’avance. Photocopiez le matériel par groupe et étiquetez les piles : cela évite une distribution improvisée le premier matin.
Testez le vidéoprojecteur, les écrans, les ordinateurs portables et les haut-parleurs la veille, pas au début de la première séance. Prévoyez aussi les câbles, les prises disponibles et une solution de présentation de secours.
Installez les tables, les chaises, les badges, le matériel par groupe et le coin café la veille au soir. Pour les repas et les pauses, vérifiez les assiettes, tasses, verres, couverts, thermos et poubelles avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine de travail ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant le début. Les inscriptions, les autorisations, le transport et les réservations prennent souvent plus de temps que prévu.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Fixez la clôture 3 à 4 semaines avant la semaine de travail. Vous aurez ainsi le temps de répartir les groupes, d’affecter les accompagnateurs et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand préparer le matériel pédagogique ?: Finalisez les missions, feuilles de travail et déroulés au moins 7 jours avant. Préparez ensuite un lot complet pour chaque groupe, puis gardez quelques exemplaires de réserve.
Quand vérifier les salles et la technique ?: Faites une vérification complète la veille, puis un dernier contrôle 30 minutes avant la première séance. Testez notamment le vidéoprojecteur, les écrans, les ordinateurs portables et les haut-parleurs dans chaque salle.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.