Arbeitswoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Arbeitswoche steht und fällt mit einem klaren Ablauf, passenden Gruppen und vorbereiteten Räumen. Kläre früh, wer teilnimmt, welche Ernährungswünsche vorliegen und wie der Transport funktioniert. Danach folgen Arbeitsaufträge, Lernmaterialien, Raumaufteilung und Technik. Kurz vor Beginn zählt vor allem die praktische Kontrolle: Sind Namensschilder, Unterlagen, Gruppenkisten, Kaffee und Tee tatsächlich vor Ort? Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wochenprogramm festlegen
3 Personen
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
Gruppen einteilen
3 Personen
Betreuer den Gruppen zuordnen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Transport bestätigen
Arbeitsaufträge sammeln
3 Personen
Lernmaterialien kopieren
2 Personen
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
Ablaufpläne verteilen
2 Personen
Räume zuweisen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Räume vorbereiten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Materialien pro Gruppe bereitlegen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen

Event

Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Gruppen zu den Räumen begleiten
5 Personen
Arbeitsaufträge verteilen
5 Personen
Workshops betreuen
8 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Nachmittagsprogramm betreuen
8 Personen
Arbeitsergebnisse sammeln
4 Personen
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
Tagesmaterialien verstauen
4 Personen
Arbeitsbereiche sauber hinterlassen
5 Personen
Tagesprogramm wiederholen
2 Personen
Gruppenmaterialien verteilen
4 Personen
Projektaufgaben betreuen
8 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Nachmittagsaktivitäten begleiten
8 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zwischenergebnisse kontrollieren
4 Personen
Arbeitsräume reinigen
5 Personen
Präsentationen vorbereiten
6 Personen
Präsentationen betreuen
6 Personen
Pausen betreuen
3 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Feedbackformulare verteilen
3 Personen
Abschlusspräsentationen vorbereiten
5 Personen
Abschlusspräsentationen begleiten
7 Personen
Mittagessen und Getränke servieren
5 Personen
Ausstellungsraum einrichten
5 Personen
Werkstücke ausstellen
6 Personen
Abschlussbesprechung begleiten
4 Personen
Zertifikate verteilen
3 Personen

Nachbereitung

Restmaterialien sortieren
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Räume reinigen
6 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe zurückbringen
2 Personen
Endabrechnung bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
TischeAnz. 8
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 45
Tiefe TellerAnz. 10
TassenAnz. 45
TrinkgläserAnz. 50
GabelnAnz. 50
MesserAnz. 50
LöffelAnz. 50
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
SchüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 3
OfenhandschuheAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 15
USB-SticksAnz. 8
Laminiergerät
LaminierhüllenAnz. 100

Schulmaterial

NotizblöckeAnz. 40
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 40
RadiergummisAnz. 40
LinealeAnz. 40
StifteAnz. 12
MarkerAnz. 24
BuntstifteAnz. 12
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
PapierAnz. 1000
BuntpapierAnz. 500
KartonbögenAnz. 100
KlebebandAnz. 12
Post-itsAnz. 24
WhiteboardmarkerAnz. 24
Flipchart-BlöckeAnz. 6
NamensschilderAnz. 45
KlemmbretterAnz. 12

Dekoration

WimpelAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 6
BallonsAnz. 60
PfeilschilderAnz. 12
PräsentationspaneeleAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wochenprogramm zuerst fest und verschicke die Einladungen erst danach. So enthalten die Anmeldungen direkt die richtigen Zeiten, Inhalte und Rückmeldefristen.
Bearbeite Anmeldungen laufend statt gesammelt am Ende. Erfasse Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen spätestens einige Tage vor der Gruppeneinteilung.
Ordne jeder Gruppe eine betreuende Person und einen Raum zu. Verteile die Ablaufpläne vor Beginn, damit niemand am ersten Morgen nach seinem Einsatz suchen muss.
Prüfe Laptops, Beamer, Projektionsleinwände und Lautsprecher mindestens einen Werktag vorher. Ein Techniktest mit den tatsächlichen Präsentationsdateien verhindert Verzögerungen beim Start.
Bereite Materialien pro Gruppe vor und stelle Tische, Stühle sowie Abfallbehälter vor dem Eintreffen der Teilnehmenden auf. Kaffee, Tee, Tassen und Trinkgläser gehören ebenfalls vor Beginn an den vorgesehenen Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Arbeitswoche organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Programm, Teilnehmerliste und Reservierungen. Spätestens 2 Wochen vor Beginn sollten Gruppen, Transport und Räume geklärt sein.
Was muss eine Arbeitswoche-Checkliste enthalten?: Sie sollte Programm, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einverständniserklärungen, Gruppen, Betreuung, Räume, Transport, Arbeitsmaterialien, Technik, Einkäufe und den Aufbau abdecken. Plane zusätzlich eine Schlusskontrolle am Vortag ein.
Wann müssen die Arbeitsmaterialien für eine Arbeitswoche fertig sein?: Kopiere Lernmaterialien und stelle Arbeitsblätter spätestens 2 bis 3 Werktage vorher zusammen. Lege die Unterlagen anschließend pro Gruppe bereit, damit am Veranstaltungstag nichts mehr sortiert werden muss.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am ersten Tag?: Rechne für Räume, Tische, Stühle, Technik, Namensschilder und Gruppenmaterialien mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Kaffee und Tee sollten spätestens 15 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereitstehen.

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