Werkweek organiseren: checklist en planning

Een werkweek vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een deelnemerslijst. Je regelt tegelijk groepen, begeleiders, vervoer, werkopdrachten, lokalen, maaltijden en techniek. Begin enkele weken vooraf met de inhoud en reserveringen; verzamel dieetwensen en toestemmingsformulieren voordat je de groepen definitief indeelt. In de laatste week controleer je materialen, kopieer je werkbladen en deel je draaiboeken uit. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ruimte-indeling en materialen die per groep klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Werkweekprogramma vaststellen
3 personen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Groepen indelen
3 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Vervoer bevestigen
Werkopdrachten verzamelen
3 personen
Lesmaterialen kopiëren
2 personen
Werkbladen samenstellen
2 personen
Draaiboeken uitdelen
2 personen
Lokalen toewijzen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Ruimtes klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Materialen per groep klaarleggen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen

Event

Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Groepen naar lokalen begeleiden
5 personen
Werkopdrachten uitdelen
5 personen
Workshops begeleiden
8 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Lunch serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Middagprogramma begeleiden
8 personen
Werkresultaten verzamelen
4 personen
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
Dagmaterialen opbergen
4 personen
Werkruimtes schoon achterlaten
5 personen
Dagprogramma herhalen
2 personen
Groepsmaterialen uitdelen
4 personen
Projectopdrachten begeleiden
8 personen
Lunch serveren
5 personen
Middagactiviteiten begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussentijdse resultaten controleren
4 personen
Werkruimtes schoonmaken
5 personen
Presentaties voorbereiden
6 personen
Presentaties begeleiden
6 personen
Pauzes verzorgen
3 personen
Lunch serveren
5 personen
Feedbackformulieren uitdelen
3 personen
Eindpresentaties klaarzetten
5 personen
Eindpresentaties begeleiden
7 personen
Lunch en dranken serveren
5 personen
Expositieruimte inrichten
5 personen
Werkstukken tentoonstellen
6 personen
Afsluitende bijeenkomst begeleiden
4 personen
Certificaten uitdelen
3 personen

Nazorg

Restmaterialen sorteren
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Lokalen schoonmaken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen retourneren
2 personen
Eindafrekening verwerken
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Bureausaantal 8
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 45
Diepe bordenaantal 10
Mokkenaantal 45
Drinkglazenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Schalenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Ovenwantenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 15
USB-sticksaantal 8
Lamineerapparaat
Lamineerhoezenaantal 100

Schoolmateriaal

Notitieblokkenaantal 40
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 40
Linialenaantal 40
Stiftenaantal 12
Markeerstiftenaantal 24
Kleurpotlodenaantal 12
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Papieraantal 1000
Gekleurd papieraantal 500
Kartonnen vellenaantal 100
Plakbandaantal 12
Post-itsaantal 24
Whiteboardstiftenaantal 24
Flip-overblokkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 45
Klembordenaantal 12

Decoratie

Vlaggetjesaantal 6
Papieren slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 60
Pijlenbordjesaantal 12
Presentatiepanelenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het werkweekprogramma eerst vast en koppel daarna lokalen, werkopdrachten en begeleiders aan tijdsblokken. Zo voorkom je dat een groep op de dag zelf nog een lokaal of opdracht mist.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor vertrek. Maak daarna de deelnemerslijst definitief, controleer toestemmingsformulieren en deel de groepen met hun begeleiders in.
Bevestig vervoer en reserveringen minimaal zeven dagen vooraf en controleer de vertrektijd nogmaals 48 uur van tevoren. Noteer ook wie de deelnemerslijst en contactgegevens onderweg beheert.
Test laptops, beamer, projectiescherm en luidsprekers uiterlijk de dag vóór de werkweek op de plek waar ze gebruikt worden. Leg voor iedere groep de juiste werkbladen, lesmaterialen en andere benodigdheden apart klaar.
Richt de ruimtes de avond ervoor of minstens twee uur voor de start in met tafels, stoelen, naamkaartjes en afvalbakken. Zet koffie, thee en servies pas klaar nadat je hebt gecontroleerd waar boodschappen en keukenmaterialen staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een werkweek organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met het programma, deelnemers en reserveringen. Plan de definitieve groepsindeling, dieetwensen en toestemmingsformulieren uiterlijk één week voor vertrek.
Wanneer moet ik de deelnemers voor een werkweek indelen?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Leg de groepen en begeleiders uiterlijk zeven dagen voor de start definitief vast, zodat lokalen en materialen daarop kunnen worden afgestemd.
Wanneer moet ik materialen voor een werkweek klaarleggen?: Controleer alle materialen twee tot drie dagen vooraf en maak de werkbladen en lesmaterialen dan compleet. Leg de spullen per groep uiterlijk de avond vóór de start klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een werkweeklocatie klaar te zetten?: Reken op minstens twee uur voor tafels, stoelen, lokalen, techniek, naamkaartjes en groepsmaterialen. Kom je pas op de dag zelf binnen, plan dan extra tijd voor koffie, thee en boodschappen in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.