Comment organiser une célébration de Dussehra

Pour organiser une célébration de Dussehra, commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de solliciter les invités ou les fournisseurs. Enchaînez ensuite les autorisations, la sécurité, la puja, la musique et la restauration. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, les allergies, le matériel et les rôles des bénévoles. Un déroulé écrit, avec des horaires précis, évite les retards entre l’accueil, la cérémonie, les repas et les animations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
9
Sélectionner les repas et les snacks
2 personnes
10
Contacter les fournisseurs
11
Inventorier les fournitures
2 personnes
12
Créer le design de la décoration
2 personnes
13
Élaborer le programme de puja
2 personnes
14
Établir le programme musical
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Briefing de l'animateur
2 personnes
17
Vérifier les fournitures de Puja
2 personnes
18
Préparer la décoration Ravan
4 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
21
Vérifier le nombre final d'inscriptions
2 personnes
22
Établir la liste des allergènes
2 personnes
23
Acheter des produits longue conservation
3 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Acheter des courses fraîches
3 personnes
26
Laver et couper les légumes
4 personnes
27
Préparer les marinades et les sauces
3 personnes
28
Portionner les desserts
3 personnes
29
Préparer les vêtements et les accessoires
2 personnes
30
Récupérer les clés du lieu
31
Inspecter le site et les salles
2 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager la table puja
3 personnes
35
Installer la figurine Ravan
4 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Brancher l’éclairage
2 personnes
38
Tester le matériel de musique
2 personnes
39
Aménager l’espace buffet
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les plats chauds
5 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
44
Préparer la table d'inscription
2 personnes
45
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

46
Accueillir les invités
3 personnes
47
Distribuer les badges
2 personnes
48
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
49
Annoncer l'ouverture
50
Accompagner les spectacles culturels
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Préparer la puja
3 personnes
54
Animer la puja
3 personnes
55
Distribuer le prasad
4 personnes
56
Monter le buffet
4 personnes
57
Servir le repas
5 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
60
Présenter l’histoire de Dussehra
2 personnes
61
Animer le rituel du Ravan
5 personnes
62
Réaliser un show lumineux sécurisé
3 personnes
63
Annoncer la clôture
64
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

65
Emballer les restes
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Démonter la décoration
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Nettoyer le lieu
5 personnes
72
Vérifier le matériel
2 personnes
73
Retourner le matériel loué
2 personnes
74
Distribuer les restes
2 personnes
75
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 4
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 70
Table de puja
Table d'inscription

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Petits bolsqté 80
Verres à boireqté 100
Tassesqté 70
Cuillères à caféqté 80
Cuillères à soupeqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Louchesqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Guirlandes de marigoldqté 12
Poudre de rangoliqté 8
Tissus colorésqté 10
Bougies chauffe-plat LEDqté 60
Lanternes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Cordeqté 3
Figurine Ravan
Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Pilesqté 24
Lampes de pocheqté 4

Puja

Puja thaliqté 2
Supports à diyaqté 12
Kalash en cuivre
Tissus de pujaqté 3
Statues des dieuxqté 2
Bols à kumkumqté 4
Porte-encensqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 6 semaines à l’avance et prévoyez des horaires distincts pour l’accueil, la puja, la musique, le repas et les animations. Cela permet aussi de briefer l’animateur et les bénévoles sur le même déroulé.
Réservez le lieu avant d’envoyer les invitations, puis vérifiez les autorisations et le plan de sécurité au minimum 4 semaines avant la célébration. Contrôlez notamment les accès, le stationnement, les branchements électriques et l’emplacement des tentes.
Attendez la clôture des inscriptions pour calculer le traiteur : confirmez le nombre final 7 jours avant, recueillez les besoins alimentaires et préparez une liste claire des allergènes. Gardez une marge raisonnable pour les portions, sans acheter les produits frais trop tôt.
Séparez les achats en deux temps : produits longue conservation et fournitures d’abord, courses fraîches dans les 24 à 48 heures précédant l’événement. Vérifiez aussi les assiettes, bols, verres, couverts, louches et plateaux, souvent oubliés au moment du service.
Faites un briefing des bénévoles la veille et attribuez des responsables à l’inscription, à la puja, au buffet, à la décoration et au rangement. Préparez les badges, l’itinéraire, le stationnement et la décoration de Ravan avant l’arrivée des invités, plutôt que pendant le programme.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration de Dussehra ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et fixez le programme en premier, puis prévoyez au moins 4 semaines pour les autorisations, la sécurité et les fournisseurs.
Quand confirmer le nombre de participants pour le repas de Dussehra ?: Demandez une confirmation finale environ 7 jours avant l’événement. Utilisez ce chiffre pour ajuster le traiteur, les repas, les snacks, les besoins alimentaires et la vaisselle.
Quand acheter les produits frais pour une célébration de Dussehra ?: Achetez les produits frais dans les 24 à 48 heures avant la célébration. Les produits longue conservation et les fournitures non périssables peuvent être achetés plusieurs semaines plus tôt.
Combien de temps avant faut-il préparer la puja et la décoration de Ravan ?: Vérifiez les fournitures de puja et préparez la décoration de Ravan au plus tard la veille. Réservez le jour même à l’installation, au test du son, à l’accueil et aux dernières vérifications de sécurité.

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