Checklist d’organisation d’un salon du disque

Un salon du disque repose sur une préparation précise : le lieu, les vendeurs, les tables et les informations visiteurs doivent avancer dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et les conditions de vente, puis suivez les inscriptions et les paiements. La dernière semaine sert surtout à répartir les exposants, planifier les bénévoles et préparer le matériel par zone. Le jour J, prévoyez assez de temps pour ouvrir la salle, installer les tables et tester les équipements avant l’arrivée du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Réserver le lieu et les tables
Fixer les conditions du salon
2 personnes
Inviter les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les paiements des vendeurs
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les vendeurs
2 personnes
Envoyer les confirmations aux vendeurs
Publier les informations aux visiteurs
Créer un plan pour les visiteurs
Planifier les bénévoles par créneaux
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la monnaie
Tester le terminal de paiement
Imprimer la signalisation
Imprimer les listes des vendeurs
Rassembler le matériel par zone
2 personnes
Étiqueter les cartons et les caisses
2 personnes
Charger le transport sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements des vendeurs
2 personnes
Installer les nappes et les bacs
3 personnes
Installer le bureau d’enregistrement
2 personnes
Aménager le point de restauration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Accompagner les vendeurs à leur emplacement
2 personnes
Assurer l’accueil et l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Tenir le point restauration
2 personnes
Servir le café et le thé
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Gérer les questions des vendeurs
Donner le signal de fin aux vendeurs
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Compter l'argent liquide et les recettes par carte
2 personnes
Rassembler le matériel des vendeurs
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Clôturer les paiements des vendeurs
Envoyer un message de remerciement aux vendeurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 28
Chaisesqté 24
Nappesqté 28
Portants à vêtementsqté 4
Tabourets pliantsqté 4

Équipement

Terminal de paiement
Caisse
Système de sonorisation
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de directionqté 16
Numéros de tableqté 28
Badges nominatifsqté 40
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Thermosqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Blocs-notesqté 6
Étiquettes de prixqté 200
Tiroir-caisse
Bacs à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Confirmez le lieu, la date et le nombre de tables au moins 6 à 8 semaines avant le salon. Demandez aussi les horaires d’accès, les prises disponibles et les règles de chargement afin d’éviter un problème le matin même.
Fixez une date limite d’inscription des vendeurs, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Après cette échéance, répartissez les exposants par table et envoyez une confirmation avec l’horaire d’arrivée, le plan et les conditions du salon.
Préparez les paiements séparément : une caisse avec la monnaie et un terminal testé avant l’ouverture. Faites un essai complet la veille, avec le câble d’alimentation et une solution de secours si le réseau ne fonctionne pas.
Regroupez le matériel par zone dans des cartons étiquetés : accueil, tables vendeurs, signalétique, restauration et sonorisation. Cette méthode évite de chercher les multiprises, rallonges, badges ou numéros de table pendant l’installation.
Planifiez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et gardez une personne disponible à l’accueil. Prévoyez aussi 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, marquer les emplacements et placer la signalétique directionnelle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du disque ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, réserver les tables et inviter les vendeurs. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions, les achats et le rangement du matériel.
Quand faut-il inviter les vendeurs pour un salon du disque ?: Envoyez les invitations 6 semaines avant la date prévue et fixez une clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’enregistrer les paiements, de répartir les tables et d’envoyer les confirmations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon du disque ?: Comptez 60 à 90 minutes pour une installation simple, davantage si la salle est grande ou si le matériel doit être transporté depuis un autre lieu. Ouvrez la salle assez tôt pour tester le terminal, la sonorisation et les points d’alimentation avant l’arrivée des visiteurs.
Que faut-il imprimer pour un salon du disque ?: Préparez les panneaux directionnels, les numéros de table, les badges et la liste des vendeurs au moins 2 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires de chaque liste pour remplacer une feuille perdue ou illisible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.