Schallplattenbörse organisieren: die komplette Checkliste
Eine Schallplattenbörse steht und fällt mit der Vorbereitung der Händlerplätze. Kläre zuerst Ort, Datum und Messebedingungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Zahlungen, die Verkäuferaufstellung und die Besucherinformationen. In den letzten Tagen zählen praktische Details: Stromanschlüsse, Wechselgeld, Kartenterminal, Beschilderung und beschriftete Kisten. Plane den Aufbau so, dass Tische, Plätze und Zonen vor dem Eintreffen der Verkäufer fertig sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ort und Datum bestätigen
Veranstaltungsort und Tische reservieren
Messebedingungen festlegen
2 Personen
Verkäufer einladen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Verkäuferzahlungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Verkäuferaufstellung erstellen
2 Personen
Verkäuferbestätigungen versenden
Besucherinformationen veröffentlichen
Besucherplan erstellen
Freiwillige für Schichten einplanen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kleingeld für den Wechsel vorbereiten
EC-Karten-Terminal testen
Beschilderung drucken
Verkäuferlisten drucken
Materialien pro Zone sammeln
2 Personen
Kisten und Kartons beschriften
2 Personen
Transport zur Location laden
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Verkäuferplätze markieren
2 Personen
Tischdecken und Schalen aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
Event
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Plätzen begleiten
2 Personen
Einlass und Besucherregistrierung besetzen
2 Personen
Cateringstand betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
Getränke nachfüllen
Mülleimer leeren
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Verkäuferanfragen bearbeiten
Abschlusssignal an die Verkäufer geben
Besucher sicher abreisen lassen
2 Personen
Nachbereitung
Bargeld und EC-Umsatz zählen
2 Personen
Verkäufermaterialien sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Verkäuferzahlungen abschließen
Dankesnachricht an die Verkäufer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 28
- StühleAnz. 24
- TischdeckenAnz. 28
- KleiderständerAnz. 4
- KlapphockerAnz. 4
Ausstattung
- Kartenterminal
- Kasse
- Beschallungsanlage
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 4
Dekoration
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 16
- TischnummernAnz. 28
- NamensschilderAnz. 40
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- ServiertablettsAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlmattenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Büro
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 4
- NotizblöckeAnz. 6
- PreisschilderAnz. 200
- Kassenschale
- WechselgeldkassenAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 3
- FeuerlöschdeckenAnz. 2
Tipps
- Lege die Messebedingungen fest, bevor du Verkäufer einlädst: Dazu gehören Standgröße, Tischregelung, Anmeldefrist und Zahlungszeitpunkt. So musst du später weniger Einzelabsprachen nachholen.
- Erstelle die Verkäuferaufstellung erst nach Ablauf der Anmeldefrist und prüfe sie anschließend gegen die eingegangenen Zahlungen. Verschicke die Bestätigungen spätestens einige Tage vor der Börse.
- Plane Strom nicht pauschal, sondern nach den tatsächlichen Anschlüssen der Location. Prüfe Verlängerungskabel und Anschlüsse vor dem Veranstaltungstag, damit Plattenspieler oder Beleuchtung nicht improvisiert werden müssen.
- Bereite Wechselgeld und Kartenzahlung getrennt vor: Zähle die Kasse vor dem Öffnen und teste das EC-Karten-Terminal mit Akku oder Netzanschluss. Gerade bei kleinen Verkäufen können fehlende Münzen den Einlass und die Händlerabrechnung bremsen.
- Packe jede Zone in beschriftete Kisten und lade die Materialien in Aufbau-Reihenfolge. Wegweiser, Tischnummern und Klebeband brauchst du früh, während Kaffeemaschinen, Tassen und Thermoskannen erst nach dem Grundaufbau bereitgestellt werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Schallplattenbörse organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Tischreservierung. Für Einladungen, Anmeldungen und die Verkäuferaufstellung bleiben dann mehrere Wochen, statt alles in den letzten Tagen zu bündeln.
- Wie viele Tische brauche ich für eine Schallplattenbörse?
- Die Zahl hängt von den bestätigten Verkäufern und der vereinbarten Standgröße ab. Rechne erst nach Ende der Anmeldung verbindlich und plane zusätzlich 1 bis 2 Reservetische für Änderungen oder eine geänderte Raumaufteilung ein.
- Wann soll ich Verkäuferbestätigungen verschicken?
- Verschicke die Bestätigung spätestens 5 bis 7 Tage vor der Börse. Sie sollte Standplatz, Ankunftszeit, Zahlungsstatus, Zugang und wichtige Messebedingungen enthalten, damit am Veranstaltungstag möglichst wenige Rückfragen entstehen.
- Was muss am Tag der Schallplattenbörse zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location zuerst und stelle Tische, Stühle und markierte Verkäuferplätze auf. Danach folgen Tischdecken, Schilder und die Zonenmaterialien; plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein.
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