Checklist voor een goed georganiseerde platenbeurs

Een platenbeurs organiseren begint niet met dozen sjouwen, maar met de locatie, tafels en beursvoorwaarden. Daarna leg je verkopers en betalingen vast, maak je een duidelijke indeling en geef je bezoekers op tijd praktische informatie. Op de beursdag draait veel om een korte opbouw: tafels markeren, stroom en pinapparatuur testen en elke zone herkenbaar maken. Deze checklist helpt je de 50 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Locatie en tafels reserveren
Beursvoorwaarden vastleggen
2 personen
Verkopers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopersbetalingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Verkopersindeling maken
2 personen
Verkopersbevestigingen versturen
Bezoekersinformatie publiceren
Plattegrond voor bezoekers maken
Vrijwilligers voor shifts inplannen
Stroompunten controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Contant wisselgeld voorbereiden
Pinapparaat testen
Bewegwijzering printen
Verkoperslijsten printen
Materialen per zone verzamelen
2 personen
Dozen en kratten labelen
2 personen
Transport naar locatie laden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verkopersplaatsen markeren
2 personen
Tafelkleden en bakken plaatsen
3 personen
Registratiedesk inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar plaatsen begeleiden
2 personen
Entree en bezoekersregistratie bemannen
2 personen
Cateringpunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Verkopersvragen afhandelen
Eindsignaal voor verkopers geven
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Contant geld en pinopbrengst tellen
2 personen
Verkopersmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Verkopersbetalingen afronden
Bedankbericht aan verkopers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 28
Kledingrekkenaantal 4
Klapkrukkenaantal 4

Apparatuur

Pinapparaat
Kassa
Geluidsinstallatie
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 16
Tafelnummersaantal 28
Naamkaartjesaantal 40
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Kantoor

Registratieformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 6
Prijskaartjesaantal 200
Kassalade
Wisselgeldbakjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Brandblusdekensaantal 2

Tips

Leg de verkopersindeling uiterlijk een week vooraf vast. Reserveer per verkoper een duidelijk gemarkeerde tafel en stuur daarna de bevestiging met aankomsttijd, plaatsnummer en beursvoorwaarden.
Test het pinapparaat en de kassa vóór vertrek én opnieuw bij het openen van de locatie. Neem daarnaast contant wisselgeld mee; pinbetalingen werken niet als stroom, verbinding of batterij ontbreekt.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Reken voor het uitladen, plaatsen van tafels en stoelen, markeren van verkopersplaatsen en neerzetten van bakken op minimaal 90 minuten.
Maak dozen en kratten per zone herkenbaar met labels. Stop wegwijzerborden, pijlbordjes, tafelnummers, plakband en tie-wraps niet los in de laadruimte, maar in één gemarkeerde bak voor de opbouw.
Plan vrijwilligers in shifts en wijs één persoon aan voor verkopersvragen. Controleer vóór opening ook stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting, zodat een donkere of slecht bereikbare tafel niet pas tijdens de beurs wordt ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum en tafels. Nodig verkopers daarna zo snel mogelijk uit, zodat je aanmeldingen, betalingen en de indeling uiterlijk één week voor de beurs kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een platenbeurs?: Plan minimaal 90 minuten voor een normale opbouw met tafels, stoelen, tafelkleden, bakken, bewegwijzering en stroom. Bij veel verkopers of meerdere zones is 2 tot 3 uur realistischer.
Wat moet ik regelen voor betalingen op een platenbeurs?: Test het pinapparaat en de kassa vóór de opening en neem contant wisselgeld mee. Controleer ook stroom, verlengkabels en stekkerdozen; regel dit uiterlijk tijdens de laatste voorbereiding op de dag ervoor.
Wanneer maak ik de verkopersindeling voor een platenbeurs?: Maak de indeling zodra de aanmeldingen en betalingen zijn verwerkt, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen vooraf. Print de verkoperslijsten en tafelnummers daarna alvast, zodat de plaatsen bij de opbouw direct gemarkeerd kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.