Checklist para organizar una feria de discos
Una feria de discos necesita más coordinación que colocar unas cuantas mesas. Primero se confirman el lugar y la fecha, se fijan las condiciones para los vendedores y se gestionan las inscripciones y los pagos. Después se prepara la distribución de puestos, la información para visitantes y los turnos de voluntariado. En los últimos días conviene revisar la electricidad, probar los pagos, preparar el cambio y agrupar todo por zonas para que el montaje avance sin buscar materiales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Reservar el lugar y las mesas
Establecer las condiciones de la feria
2 personas
Invitar a los vendedores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Registrar pagos de vendedores
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución de vendedores
2 personas
Enviar confirmaciones a los vendedores
Publicar información para visitantes
Crear un mapa para los visitantes
Asignar voluntarios por turnos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar cambio en efectivo
Probar el terminal de pago
Imprimir señalización
Imprimir las listas de vendedores
Reunir materiales por zona
2 personas
Etiquetar cajas y cajones
2 personas
Cargar para el transporte al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Colocar manteles y bandejas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar la iluminación y los cables
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Guiar a los vendedores a sus puestos
2 personas
Atender la entrada y el registro de visitantes
2 personas
Atender el punto de catering
2 personas
Servir café y té
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños periódicamente
Gestionar las preguntas de los vendedores
Dar la señal final a los vendedores
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
2 personas
Seguimiento
Contar el efectivo y la recaudación con tarjeta
2 personas
Recoger el material de los vendedores
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Registrar objetos perdidos
Cerrar pagos de los vendedores
Enviar mensaje de agradecimiento a los vendedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 28
- Sillascant. 24
- Mantelescant. 28
- Percheroscant. 4
- Taburetes plegablescant. 4
Equipo
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Equipo de sonido
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Señales de orientacióncant. 12
- Carteles de flechascant. 16
- Números de mesacant. 28
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 6
- Termoscant. 4
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Oficina
- Formularios de registrocant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Bloc de notascant. 6
- Etiquetas de preciocant. 200
- Cajón de la caja registradora
- Cajitas para cambiocant. 2
- Calculadorascant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
- Mantas ignífugascant. 2
Consejos
- Cierra las inscripciones de vendedores con varios días de margen: necesitarás tiempo para registrar los pagos, recoger preferencias dietéticas y dibujar una distribución de puestos que incluya mesas, sillas y percheros.
- Envía a cada vendedor una confirmación con su puesto, horario de llegada y condiciones de la feria. Prepara también un mapa para visitantes y listas impresas, porque no todos consultarán la información en el móvil.
- Revisa la electricidad antes del día de la feria y calcula cuántas regletas y cables alargadores necesita cada zona. Prueba el terminal de pago con antelación y prepara una caja registradora y cambio en efectivo.
- Agrupa los materiales por zona y etiqueta las cajas antes de cargar el transporte. Separar señalización, vajilla, iluminación y elementos de cada puesto evita perder tiempo durante el montaje.
- Reserva un bloque específico para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, marcar los puestos y montar manteles y bandejas. Deja al menos 30 minutos de margen antes de la llegada de los visitantes para resolver problemas de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de discos?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participarán varios vendedores. Así tendrás tiempo para reservar el lugar, cerrar inscripciones, registrar pagos y enviar confirmaciones al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que preparar la distribución de los vendedores?
- Hazla cuando las inscripciones estén cerradas y los pagos registrados, idealmente entre 5 y 7 días antes. Imprime la distribución y los números de mesa antes del montaje.
- ¿Cuánto cambio en efectivo hay que llevar?
- Prepara el cambio según el número de vendedores y las ventas previstas, y tenlo listo el día anterior. Como mínimo, separa billetes y monedas en una caja y comprueba el terminal de pago antes de abrir.
- ¿Cuándo se deben montar las mesas y la señalización?
- Abre el lugar entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Reserva la primera hora para mesas, sillas y puestos, y los últimos 30 minutos para carteles, listas, iluminación y una revisión de electricidad.
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