Checklist d’organisation d’un marché méditerranéen

Un marché méditerranéen demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut réserver le lieu, obtenir l’autorisation, prévoir les branchements électriques et coordonner les besoins de chaque stand. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au stockage des produits frais. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : la circulation du public, le réfrigérateur, la vaisselle réutilisable et les terminaux de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du marché
Demander le permis de marché
Réserver les stands du marché
Réserver les branchements électriques
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer les accords avec les fournisseurs
Créer le plan du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Envoyer les informations aux exposants
Concevoir les menus
Créer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Vérifier les listes de stock
2 personnes
Vérifier l’espace de réfrigération
Faire les courses
4 personnes
Récupérer les produits frais
3 personnes
Vérifier les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
3 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer les salades
4 personnes
Portionner les desserts
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Décharger les stands de marché
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tracer l’agencement des stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer les prix du stand et les menus
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Réapprovisionner les buffets
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes
Préparer les caisses et la monnaie
3 personnes
Vérifier l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
5 personnes
Servir les plats chauds
5 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les buffets
4 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Réapprovisionner derrière les stands
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer la musique live
Allumer l’éclairage
Recueillir les dernières commandes
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
3 personnes
Emballer les produits périssables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Charger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer l’équipement
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets perdus
Faire décharger les exposants
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Informer les exposants de la fin

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 30
Pinces de serviceqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 10
Bacs de rangementqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs à glaçonsqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plaques à inductionqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 10
Terminaux de paiement mobilesqté 6
Enceinte portableqté 2
Microphone

Décoration

Drapeaux méditerranéensqté 12
Nappesqté 18
Panneaux de standqté 12
Panneaux de menuqté 12
Flèches de directionqté 15
Bacs à plantesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectant pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et demandez le permis du marché dès que la date est fixée : certaines démarches prennent plusieurs semaines. Confirmez aussi les stands et les branchements électriques avant de communiquer largement la date.
Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires, électriques et de stockage au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Vous pourrez ainsi adapter le plan des stands et éviter les rallonges ou prises multiples manquantes.
Préparez le plan du marché avant l’envoi des invitations finales. Indiquez les stands, les tables, les zones de circulation, les flèches de direction et l’emplacement des équipements réfrigérés.
Vérifiez l’espace de réfrigération 48 heures avant l’ouverture et stockez les produits réfrigérés dès leur réception. Les denrées non périssables peuvent être triées séparément pour accélérer l’installation.
Finalisez les menus, panneaux et informations de stationnement au moins 7 jours avant l’événement. Prévoyez assez de vaisselle réutilisable, de plateaux et de pinces pour éviter qu’un stand attende entre deux services.

Questions fréquentes

Quand réserver le lieu d’un marché méditerranéen ?: Réservez le lieu dès que la date est choisie, idéalement 8 à 12 semaines avant le marché. Demandez le permis en même temps, car son délai de traitement peut conditionner toute l’organisation.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demandez les inscriptions 4 à 6 semaines avant l’événement et confirmez les exposants au plus tard 2 à 3 semaines avant. Ce délai permet de finaliser le plan, les menus et les besoins électriques.
Quand préparer les panneaux et les flèches de direction ?: Concevez la signalétique au moins 7 jours avant le marché, une fois le plan des stands stabilisé. Imprimez ou préparez les panneaux 2 à 3 jours avant afin de pouvoir corriger une modification de dernière minute.
Quand récupérer et stocker les produits frais ?: Récupérez les produits frais le jour prévu par les fournisseurs, puis vérifiez chaque livraison avant rangement. Les produits réfrigérés doivent être stockés immédiatement, idéalement dans les 30 minutes suivant leur arrivée.

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