Organiser un marché des bénévoles sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commence les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le marché : prévois dans le formulaire les coordonnées, les besoins de stand, les disponibilités et les éventuelles restrictions alimentaires.
• Fixe la répartition des stands au plus tard 10 jours avant l’événement. Envoie ensuite à chaque exposant son emplacement, les horaires d’installation et les informations d’accès.
• Publie le programme et les indications d’accès au moins 7 jours à l’avance. Ajoute un plan clair avec les stands, les ateliers, le point café et les zones réservées aux bénévoles.
• Teste le son et les présentations la veille : vérifie le projecteur, l’écran, les microphones, les enceintes, les rallonges et les multiprises. Prévois aussi des stations de recharge pour les appareils utilisés pendant la journée.
• Prépare la restauration et les boissons le jour précédent autant que possible. Refroidis les boissons, installe le point café et contrôle les quantités de tasses, verres, assiettes, couverts et pichets avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un marché des bénévoles ?

Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Garde ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes intéressées, traiter les inscriptions et confirmer les informations pratiques.

Combien de temps avant faut-il confirmer les stands ?

Confirme les stands environ 10 jours avant le marché. Ce délai permet de finaliser le plan, d’identifier les besoins en tables ou en équipement et de publier une répartition fiable.

Quand publier le programme d’un marché des bénévoles ?

Publie le programme et les informations d’accès au moins 7 jours avant l’événement. Indique les horaires, les ateliers, les présentations, le lieu, les transports et un moyen de contact pour les questions de dernière minute.

Que vérifier la veille d’un marché des bénévoles ?

La veille, contrôle le plan des stands, les noms, la signalétique, le matériel audiovisuel, les rallonges, les boissons et le point café. Réserve au moins 2 heures pour ce contrôle afin de pouvoir remplacer un élément manquant.

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